Im Jahr 1925 erblickte sie das Licht der Welt, seit 1931 wechselte sie jährlich ihre Farbe, seit 1953 lautete die feste Farbfolge Rot, Gelb, Grün und Orange. Jetzt, nach 85 Jahren, neigt sich die Ära der Lohnsteuerkarte aus bunter Pappe ihrem Ende zu. Wer wie jeden Herbst darauf wartet, dass die neue Karte in der Post liegt, kann lange warten: Die gelbe Lohnsteuerkarte, die im vergangenen Jahr versendet wurde, war die letzte ihrer Art. Bisher vermerkte die Gemeinde auf der Lohnsteuerkarte den Familienstand, die Steuerklasse, die Religionszugehörigkeit und eventuelle Freibeträge. Man musste sie dem Arbeitgeber aushändigen, damit dieser die entsprechenden Gehaltsanteile an das Finanzamt abführen konnte und wusste, wie viel Geld er seinem Angestellten monatlich überweisen musste.

Jetzt hat die Pappkarte ausgedient: Ab 2012 wird sie durch ein elektronisches Verfahren abgelöst. Für die Übergangszeit gilt im kommenden Jahr die diesjährige Lohnsteuerkarte weiter. „Die Arbeitgeber dürfen die Karten nicht wie in den vorherigen Jahren vernichten, sondern müssen Steuerklasse, Freibeträge und andere Angaben übernehmen“, erklärt Marlies Spargen vom Neuen Verband der Lohnsteuerhilfe (NVL). Im Gegenzug müssen Arbeitnehmer Änderungen ab 2011 dem Finanzamt an ihrem Wohnsitz mitteilen. Die Meldebehörden der Gemeinden sind dann nicht mehr zuständig. Fällt beispielsweise die günstige Steuerklasse II für Alleinerziehende weg, weil der Lebenspartner in die Wohnung gezogen ist, muss die Behörde informiert werden.

Sämtliche für 2010 beantragte Freibeträge gelten nach Angaben des Bundesfinanzministeriums für das Jahr 2011 automatisch weiter. Haben sich die Fahrtkosten aufgrund eines Umzugs reduziert und steht auf der diesjährigen Lohnsteuerkarte 2010 noch der alte, höhere Freibetrag, muss der Arbeitnehmer das nicht unbedingt ändern lassen – der Lohn- und Einkommensteuerhilfe-Ring Deutschlands (LHRD) rät aber dringend dazu. Andernfalls müsse man mit einer Steuernachzahlung für 2011 rechnen, so die Steuerexperten.

Erhöhen sich die Freibeträge, sollte man das natürlich sofort melden. „Wer höhere Freibeträge für Werbungskosten oder Sonderausgaben bis 30. November dieses Jahres eintragen lässt, bekommt bereits im November und Dezember mehr netto“, so die Stiftung Warentest. Schnell sein lohnt sich also in diesem Fall. Bleibt dagegen alles beim Alten, muss man gar nichts tun. Wer 2011 seinen Arbeitgeber wechselt, muss die diesjährige Lohnsteuerkarte zum neuen Job mitnehmen.

Eheleute sollten sich über Steuerklasse Gedanken machen

Wer in diesem Jahr geheiratet hat oder seine Hochzeit für das kommende Jahr plant, sollte sich über seine künftige Steuerklasse Gedanken machen. Eheleute können dabei zwischen verschiedenen Kombinationen auswählen: Verdienen beide in etwa gleich viel, lohnt es sich, dass beide die Steuerklasse IV wählen. Verdient ein Partner mehr als der andere, sollte der Besserverdienende sich für die Steuerklasse drei entscheiden, der andere für die Steuerklasse fünf. Der Wechsel der Steuerklasse muss dem Finanzamt mitgeteilt werden.

Umgekehrt müssen Eheleute, die bislang die Steuerklasse III, IV oder V hatten und sich in diesem Jahr dauerhaft getrennt haben oder das im kommenden Jahr tun, in die Steuerklasse I oder II wechseln. Auch das muss dem Finanzamt mitgeteilt werden. Wenn der Ehepartner im Jahr 2009 verstorben ist, war es aufgrund des sogenannten Witwensplittings in diesem Jahr noch möglich, sich in der Steuerklasse III eingruppieren zu lassen. Ab 2011 gelten diese Personen jedoch als alleinstehend und müssen daher ebenfalls in die Steuerklassen I oder II wechseln. Auch diesen Wechsel muss das Finanzamt auf der Karte eintragen. Auch über die Geburt eines Kindes muss die Behörde informiert werden, damit man den entsprechenden Kinderfreibetrag bekommt.

Wer im kommenden Jahr zum ersten Mal arbeitet oder seine aktuelle Lohnsteuerkarte verloren hat, kann beim Finanzamt eine Ersatzbescheinigung beantragen, so das Finanzministerium. Das gilt auch für Arbeitnehmer, die im kommenden Jahr eine zweite Lohnsteuerkarte brauchen. Die Gemeinden stellen nur noch für 2010 Zweitkarten aus. Nach Angaben der Stiftung Warentest gilt für Jugendliche, die im kommenden Jahr eine Ausbildung beginnen, eine Sonderregelung: Nach Vorlage der Steueridentifikationsnummer kann jeder Arbeitgeber der Einfachheit halber die Steuerklasse I unterstellen und sie automatisch auch ohne Lohnsteuerkarte einstufen.

Ab 2012 erhält der Arbeitgeber alle relevanten Daten, wie Steuerklasse, Freibeträge, Kirchensteuerpflicht und Kinderfreibeträge über ein elektronisches Lohnsteuerverfahren automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern. Die Beschäftigten müssen ihrem Arbeitgeber dafür lediglich ihre Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum mitteilen. So sollen alle Seiten Zeit, Papier und damit Geld sparen. Das neue, papierlose System hört auf den Namen ELStAM – diese Abkürzung steht für das Wortungetüm „Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale“. „Mit dem neuen elektronischen Verfahren ist die bisher von den Gemeinden ausgestellte Lohnsteuerkarte in Papierform nicht mehr notwendig“, erklärt Bundesfinanzminister Wolfgang Schäuble (CDU).

Aus Sicht des Finanzministers bringt die Umstellung auf das elektronische Verfahren gleich mehrere Vorteile mit sich. So werde die Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und Finanzamt beschleunigt, durch die klare Zuständigkeit der Finanzämter für alle Änderungen würden unnötige Wege zu unterschiedlichen Behörden vermieden. Das Problem des Verlustes der bisherigen Steuerkarte und dem Ausstellen einer kostenpflichtigen Ersatzkarte entfalle. Und bei Änderungen müsse die Lohnsteuerkarte nicht mehr vorgelegt werden. Das erspare das Abholen und Zurückbringen der Karte durch den Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber. Nicht zuletzt sind digitale Wege meist umweltfreundlicher als solche aus Papier.

Der Bundesdatenschutzbeauftragte Peter Schaar warnt allerdings vor Risiken. Die zentrale Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern, bei der die Lohnsteuerdaten aller Bundesbürger künftig hinterlegt werden, müsse besser geschützt werden. „Die Ablösung der Papierlohnsteuerkarte durch ein elektronisches Verfahren darf nicht zulasten des Datenschutzes gehen“, fordert Schaar. „Von zentraler Bedeutung ist, dass ein unzulässiger Datenabruf verhindert wird.“ Es müsse sichergestellt werden, dass nur ein autorisierter Arbeitgeber die Daten abrufen kann. Im Sommer hatten die Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder noch erklärt, dass die Sicherheit dieses Datenabrufs „erklärungsbedürftig“ sei. „Dies ist umso wichtiger, da in der Datenbank sensible Lohnsteuerdaten und Merkmale, wie etwa die Religionszugehörigkeit, gespeichert werden sollen“, so der oberste Datenschützer. Vor der Verfahrensumstellung müssten die Betroffenen über die neu gebildeten Datensätze in der Datenbank informiert werden.