Drei Zeitprobleme machen Lothar Seiwert aktuell Schwierigkeiten. "E-Mails, E-Mails und E-Mails", sagt der Experte für Zeitmanagement. Manch eine IT-Firma, die Seiwert berät, zählt durchschnittlich 300 Mails pro Tag und Mitarbeiter, was täglich etwa dreieinhalb Stunden Bearbeitungszeit beansprucht. Doch nicht nur seine Kunden haben mit der täglichen Flut des elektronischen Datenverkehrs zu kämpfen. Auch Seiwert ärgert sich über die vielen unnötigen Mails, die er täglich durcharbeiten muss. "Man sollte darüber nachdenken, ob man das CC nicht oft einfach weglassen sollte", sagt er. Seine Empfehlung: E-Mails nur dann, wenn es wichtig ist und für den, den es angeht.

Prioritäten setzen. Das ist der Grundsatz, nach dem jedes Konzept für Zeitmanagement funktioniert, das Seiwert in seiner langjährigen Forschungs- und Beraterarbeit entwickelt hat. Seit 1992 führt er das Seiwert Institut für Time Management und Life-Leadership in Heidelberg. Seine Bücher zu Zeitmanagement wurden in mehr als 30 Sprachen übersetzt, mehr als drei Millionen Mal verkauft.

In den ersten Jahren seines Beraterdaseins sei es seinen Kunden vor allem darum gegangen, Konzepte anzuwenden, mit denen in weniger Zeit mehr geleistet werden konnte, sagt Seiwert. Inzwischen hat ein Umdenken eingesetzt. "Heute wollen die Menschen Methoden lernen, mit denen sie es schaffen, mehr Zeit mit der Familie und mit Freunden zu verbringen." Mehr Gelassenheit, weniger Stress, mehr Lebensqualität. Das verspricht gutes Zeitmanagement heute.

Gelassenheit, die eigentlich jedes Jahr auch vor Weihnachten und Neujahr angebracht wäre. Doch die Realität sieht anders aus. In allerletzter Minute werden die letzten Einkäufe erledigt. Die Innenstädte sind überfüllt. Und auch in den Büros herrscht große Aufregung. Noch vor Jahresfrist müssen die letzten Aufträge abgearbeitet, große Projekte abgeschlossen werden. "Es ist jedes Mal wieder überraschend", kommentiert Seiwert das Jahresende ironisch.

Zeit für Vorbereitungen

Obwohl natürlich jeder den Termin kennt, wird immer wieder derselbe Fehler gemacht: Nur der Termin wird bedacht, nicht jedoch der zeitliche Auffand, der mit ihm Hand in Hand geht. Seien es die Weihnachtsgeschenke oder die Organisation eines Silvesterbanketts. Auch für die Vorbereitungen muss man Zeit einplanen. Etwas, das fast niemand beherzigt. "Wer einen Terminkalender führt, schreibt meistens nur die Erledigungstermine hinein. Zum Beispiel: 12. April, 14 Uhr, Präsentation bei der Geschäftsleitung. Wenn man dann irgendwann liest, dass nur noch zwei Tage bis zur Präsentation bleiben, ist die Panik groß", sagt Seiwert. Vermeiden kann man diese Situation, indem man sich vorher Zeitfenster für anstehende Arbeiten in den Kalender einträgt.

Und zwar konzentriert, ohne sich durch eingehende E-Mails oder Telefonate stören zu lassen. "Man muss sich auf eine Sache konzentrieren. Multitasking ist in einem viel geringeren Maße möglich, als es allgemein angenommen wird", sagt Seiwert. Wer Aufgaben nach einander erledigt, schafft das zum einen schneller und zum anderen auch besser. Denn nach jeder Unterbrechung einer Tätigkeit braucht es bis zu vier Minuten Zeit, um sich wieder auf die ursprüngliche Tätigkeit zu konzentrieren, wie aus einer Studie des Marktforschungsinstituts TNS Emnid hervorgeht.

Ein Tag ohne E-Mails

Große amerikanische Firmen wie Intel haben deshalb einen E-Mail-Freien-Freitag eingeführt. Die Reaktionen darauf sind gemischt. Viele Mitarbeiter schätzen es, dass Ihnen jetzt mehr Zeit bleibt, sich ihrer inhaltlichen Arbeit zu widmen. Manch anderer kritisiert, dass dadurch wichtige Kommunikationswege nach außen hin gekappt werden. Zumindest hat der E-Mail freie Freitag dazu geführt, das Bewusstsein für den sinnvollen Umgang mit Kommunikationsmitteln zu schärfen.

Für die tägliche Arbeit empfiehlt Lothar Seiwert vier Entlastungsfragen, um sich die Zeit effektiver einzuteilen. "Warum gerade ich?", "Warum gerade jetzt?", "Warum so?", "Warum überhaupt?". Seiwert räumt ein, dass sie sich vielleicht nicht immer in jeder Lage anbieten. Doch eignen sie sich dafür, tägliche Routinen zu durchbrechen. Dass es vielleicht manchmal zeitsparender ist, eine Arbeit einfach zu erledigen, anstatt immer wieder zu hinterfragen, ob nicht jemand anderes zuständig ist oder ein anderer Zeitpunkt besser ist, gibt er zu.

Ansonsten hält er es mit dem 16. amerikanischen Präsidenten Abraham Lincoln. Der hatte als Maxime ausgegeben: Die Axt ausreichend lange schärfen, bevor der Baum gefällt wird. Ein wichtiger Hinweis für die Organisation von Arbeitsprozessen.