Seit nunmehr über drei Jahren ist ChatGPT als nach wie vor marktführender KI-Chatbot in Deutschland frei verfügbar: Seither hat sich viel getan: Neue KI-Modelle kamen hinzu, bestehende Modelle wurden weiterentwickelt und in vielen Büros ist die Künstliche Intelligenz mittlerweile ein fester Bestandteil und digitaler Mitarbeitender. Deren Einsatz beschränkt sich nicht nur auf einzelne Abteilungen, wobei insbesondere das Personalwesen stärker auf (unterstützte) KI-Lösungen zurückgreift.
Wo Künstliche Intelligenz und HR schon heute zusammenarbeiten
Künstliche Intelligenz ist in Unternehmen und Personalabteilungen allen voran eine Hilfe, wenn sie bereits bestehende Prozesse effizienter gestaltet, indem diese zumindest teilweise automatisiert werden. Eine Selbstverständlichkeit ist das aber noch nicht: In einem Fachbeitrag der „Deutsche Gesellschaft für Personalwesen e.V.“ wurden dahingehend vorliegende Studien analysiert: 70 % der Befragten einer Studie gaben beispielsweise an, dass in der eigenen HR-Abteilung die nötigen Kompetenzen für eine effektive Nutzung von generativer KI weitgehend oder vollständig fehlen. Gleichermaßen zeigten sich die Personaler, die KI schon nutzen, durchaus davon überzeugt: 80 % der Befragten gaben beispielsweise an, dass sie glauben, die KI könnte Voreingenommenheit im Hinblick auf Bewerbende (Bias) effektiv reduzieren.
Der primäre aktuelle Einsatz beschränkt sich in den meisten Unternehmen noch auf verhältnismäßig simple Aufgaben: Standardfragen von Mitarbeitenden werden beispielsweise automatisiert beantwortet, was Personalern mehr Zeit für komplexere Tätigkeiten verschafft. Ebenso kann die KI im Urlaubs- und Zeitmanagement oder bei der Dokumentenerstellung unterstützen. Für HR-Mitarbeitende ist das vor allem deshalb interessant und wertvoll, weil es meist diese repetitiven und typischerweise recht einfachen, aber dennoch oftmals auch zeitaufwendigen Aufgaben sind, die einen nicht zu vernachlässigenden Teil des Arbeitsalltags ausfüllen. Ein Blick in die Praxis zeigt, wie solch ein Ansatz, den man im Fachjargon als „Human-in-the-Loop“ bezeichnet, aussehen könnte.
Der praktische Alltag: So könnte die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine aussehen
Einmal im Büro angekommen und den PC hochgefahren, wird es nicht lange dauern, bis die ersten E-Mails eintreffen oder erste Nachrichten im internen Kommunikationssystem aufblinken. In den allermeisten Fällen sind HR-Mitarbeitende dabei mit wiederkehrenden Fragen konfrontiert: Mitarbeitende haben etwa Fragen zum Urlaub oder möchten Urlaub einreichen, Krankmeldungen gilt es intern zu vermerken, es gibt Fragen zum Gehalt oder Gehaltsverhandlungen oder es liegen bestimmte Rückfragen zu einzelnen Benefits im Unternehmen vor.
In mittleren und größeren Unternehmen erreichen solche und vergleichbare Fragen die Mitarbeitenden im Personalwesen dutzendfach – jeden Tag, überwiegend mit denselben Fragen, aber von unterschiedlichen Mitarbeitenden. Hier könnte ein KI-getriebener Chatbot schon signifikante Entlastung bieten. Zuvor trainierte und mit den relevanten Daten und Anweisungen ausgestattete KI-Systeme können derartige Standardfragen zielgerichtet beantworten. Nicht nur während, sondern auch außerhalb der Arbeitszeiten, sogar am Wochenende oder an Feiertagen. Sie sorgen damit nicht nur für Entlastung aufseiten der HR-Mitarbeitenden, sondern überliefern die nachgefragten Informationen zudem schneller zu den fragenden Mitarbeitenden.
Der Haufe HR KI-Chatbot ist ein Beispiel für ein speziell für den Einsatz im Personalwesen entwickeltes KI-Chatbotsystem. Er ist in der Lage, Mitarbeiteranfragen automatisiert zu beantworten und dadurch menschliche Mitarbeitende im Personalwesen zu entlasten.
Selbstverständlich lassen sich später noch weitere Prozesse mit KI-Systemen verbinden: Als Agentic-KI-System konzipiert, könnte die Künstliche Intelligenz zum Beispiel automatisiert Genehmigungen erteilen, Urlaubs- und Krankheitstage in die jeweiligen Datenbanken überliefern, den Workflow von Mitarbeitenden bei projektübergreifender Arbeit optimieren und bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen, Bescheinigungen oder weiteren Dokumenten unterstützen.
Der aktuelle Fokus liegt (noch) auf der Reduzierung und Eliminierung von Standardaufgaben
Der Schritt hin zu weitgehend oder vollständig autonomen Agentic-KI-Systemen ist bisher noch die Ausnahme. Hierzulande liegt der Fokus zum aktuellen Zeitpunkt klar auf der Reduzierung von repetitiven Aufgaben. Das Ziel dabei ist, HR-Mitarbeitende so zu entlasten, dass diese sich fortan weniger um administrative und repetitive Tätigkeiten kümmern müssen, im Gegenzug aber eine dominantere strategische Rolle einnehmen können.
Die Arbeit im Personalwesen besteht in der Praxis aus mehr als nur Urlaubsanträgen und Fragen zum Gehalt: Speziell in Zeiten des omnipräsenten Fachkräftemangels und einer bereits seit Jahren schwächelnden deutschen Wirtschaft ist es aus Unternehmenssicht umso wichtiger, dass HR-Fachkräfte strategisch tätig werden. So können diese beispielsweise gezielt Konzepte entwickeln, um die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterbindung zu verstärken. Außerdem lassen sich so, mit mehr verfügbarer Zeit, individuellere Talent- und Karrierepfade entwickeln oder Optimierungspotenziale in der strategischen Personalplanung identifizieren.
Damit sind HR-Fachkräfte in der heutigen Zeit noch stärker in die direkte Kommunikation und spätere Entscheidungen des Managements eingebunden. Das funktioniert aber nur dann, wenn die dafür nötige Zeit zuvor geschaffen wurde – was wiederum durch die Integration und aktive Nutzung von KI-Chatbots im Hinblick auf repetitive Aufgaben gelingen kann.
Risiken im Personalwesen müssen vor der Einführung von KI-Systemen bedacht werden
Es liegt in der Natur ihrer Arbeit, dass Personaler konsequent mit besonders sensiblen und schützenswerten Daten in Kontakt kommen. Für ein automatisiertes KI-System gelten die identisch strikten Vorschriften. Auch hier ist also ein sorgfältiger Umgang mit den Daten, beispielsweise unter Berücksichtigung der DSGVO, sicherzustellen.
Parallel dazu kann eine Künstliche Intelligenz nur Mehrwerte liefern, wenn sie so funktioniert wie gewollt: Dafür müssen insbesondere, aber nicht nur in der Anfangsphase umfangreiche Testläufe stattfinden und dokumentiert werden. Typische Stolpersteine für KI-Systeme sind zum Beispiel der hinlänglich bekannte Bias, mit dem sie Vorurteile reproduzieren und schlimmstenfalls diskriminieren könnten. Außerdem schafft ein KI-System zwangsläufig eine gewisse Abhängigkeit von den Unternehmen, die diese Systeme betreiben. Es muss also ein Plan B existieren, falls Softwareanbieter unzuverlässig sind oder einzelne Systeme kurzzeitig nicht mehr funktionieren.
Künstliche Intelligenz funktioniert deshalb am besten als Werkzeug, statt als Ersatz: um zu unterstützen und zu entlasten, aber nicht zwangsläufig um zu ersetzen. So können die Qualität der Personalarbeit und deren Effizienz im Gleichschritt steigen.
