Berlin. Für Berlins oft gescholtene Verwaltung ist es ein riesiger Schritt, was Innensenatorin Iris Spranger, ihr „Chief Digital Officer“ Rolf Kleindiek und Mittes Vize-Bürgermeister Ephraim Gothe (alle SPD) am Montag verkündeten. Das Bezirksamt Mitte führt als erste Berliner Behörde die neue Version der digitalen Akte ein.
„Das gehört für mich zur Grundausstattung einer modernen Verwaltung“, sagte Spranger. Ziel seien „digitale Bürgerservices, die dem Anspruch einer Hauptstadt gerecht“ würden. „Dafür brauchen wir eine einheitliche IT-Struktur. Alle müssen die gleiche Version haben“, sagte Spranger. Wenn die internen Abläufe überall gleich und digital abgebildet seien, sei es viel leichter, den Bürgern digitale Kommunikation mit den Ämtern zu ermöglichen.
Der Bezirk Mitte hat schon vor einigen Tagen mit dem Einsatz der digitalen Akte in seinem übergreifenden Steuerungsdienst gestartet, die weiteren Ämter sollen ab jetzt folgen. Bis Ende 2024 soll nach Worten der Senatorin die digitale Akte in der gesamten Landesverwaltung eingeführt werden. 70.000 Computer-Arbeitsplätze und Laptops in 80 Verwaltungen werden mit der nscale-Software des in Bielefeld beheimateten Herstellers Ceyoniq ausgestattet, der sich in der Ausschreibung durchgesetzt hatte. Eine App-Version für die Arbeit auf Tablets ist ebenfalls geplant. Insgesamt 135 Millionen Euro hat der Senat für diesen Qualitätssprung in der Verwaltung eingeplant.
15 Behörden seien noch in diesem Jahr mit der Digitalisierung dran, sagte Kleindiek, darunter die Innenverwaltung, die Polizei, die Justiz, das Umweltressort, die Bezirksämter Charlottenburg-Wilmersdorf, Tempelhof-Schöneberg, Steglitz-Zehlendorf und Marzahn-Hellersdorf sowie das Flüchtlingsamt LAF und das Landesamt für Einwanderung, wo die neue digitale Akte die dort bereits genutzte Version ablöst.
Ämter in Berlin: Der Aktenwagen stirbt aus
Die Akte besteht aus einer barrierefreien Startmaske. Auf der Web-Oberfläche sind die einzelnen Aktenbestandteile leicht zu finden und anzuklicken. Im Aktenplan behalten Mitarbeiter die Übersicht zu den laufenden Vorgängen, eine Suchfunktion hilft beim Auffinden der einzelnen Bestandteile. Nutzer können direkt aus der digitalen Akte mit anderen kommunizieren und Dokumente weiterleiten. Der Aktenwagen stirbt aus.
Damit wird es auch möglich sein, für eine Berliner Behörde von zu Hause aus zu arbeiten und nicht in Berlin zu wohnen, sagte Senatorin Spranger. Überhaupt erleichtere es die digitale Akte, Familie und Beruf zu vereinen.
Die oft trägen Abläufe zwischen verschiedenen Senatsressorts und Bezirken könnten sich deutlich beschleunigen, so die Hoffnung. Denn in der digitalen Akte ist nachvollziehbar, wer wann welche Anmerkung gemacht hat oder bei wem ein Vorgang wie lange liegt. Mitarbeiter können sehen, ob eine Akte bei einem Senator parkt. Genauso können auf der anderen Seite die Chefs nachvollziehen, wenn ein Referent nicht vorankommt.
Mittes Baustadtrat Gothe erhofft sich auf diese Weise etwa für Bebauungsplanverfahren echte Verbesserungen. „Jeder erkennt, von wem noch eine Zuarbeit fehlt“, sagte Gothe. Aus Sicht des „Chief Digital Officer“ wird durch die digitale Akte eine „Verbindlichkeit hergestellt, die es so vorher nicht gab“.
