Öffentlicher Dienst

Finanzamt Berlin testet das Büro der Zukunft

Laptops und Lounge-Möbel: Die Finanzverwaltung testet neue Arbeitsformen, um den digitalen Wandel in den Behörden voranzutreiben.

Berlins Finanzsenator Matthias Kollatz (SPD) stellte das Projekt vor.

Berlins Finanzsenator Matthias Kollatz (SPD) stellte das Projekt vor.

Foto: Jordan Raza / ZB

Laptops, Diensthandys, Lounge-Möbel und wechselnde Arbeitsplätze: So sieht die Zukunft der Berliner Verwaltung aus – wenn es nach dem aktuellen Pilotprojekt der Finanzverwaltung geht. Unter dem Motto „Arbeit mal anders“ testet die Finanzverwaltung nach neunmonatiger Planungsphase die Arbeitswelt von morgen. Dazu wurden im Erdgeschoss des Verwaltungsgebäudes an der Klosterstraße in Mitte Räume nach den zeitgemäßen Anforderungen einer modernen Arbeitswelt angepasst.

15 Mitarbeiter der Abteilung für Digitalisierung und E-Government arbeiten nun seit Januar in der neuen Umgebung. Es gibt keine festen Arbeitsplätze mehr, stattdessen werden Laptops und Diensthandys in Schränken aufbewahrt. Jeder Mitarbeiter holt sie sich am Morgen und sucht sich dann einen für die jeweilige Aufgabe angemessenen Arbeitsplatz. Entweder auf einem mobilen Arbeitsplatz mit Hocker, einem festen Arbeitsplatz oder in einem abgetrennten Raum.

Die Initiative ging von Mitarbeitern aus

Gegenüber steht ein Raum für „konzentriertes Arbeiten“ zur Verfügung, inklusive Sessel mit Hocker und einem Buddha auf einem Regal. „Dass zeitgemäße Arbeitswelten auch in alten, zudem häufig unter Denkmalschutz stehenden Bestandsgebäuden möglich sind, zeigen diese Räume“, sagte Finanzsenator Matthias Kollatz (SPD) bei der Vorstellung des Pilotprojekts.

Die Initiative sei von Mitarbeitern ausgegangen, sagte er. In zahlreichen Gesprächen und Veranstaltungen sei die neue Arbeitswelt nach den tatsächlichen Bedürfnissen entstanden. Bis Ende März wird getestet, das Projekt danach ausgewertet.

Ziel sei es, eine neue Arbeitskultur in der Verwaltung zu entwickeln, bedarfsgerechte Räume zu schaffen und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Nach den Vorstellungen des Finanzsenators soll das Projekt auf andere Abteilungen des Hauses ausgebaut werden – die Mitarbeiter hätten aber die Wahl, ob sie in den bestehenden Arbeitsstrukturen bleiben oder in die neuen Räume wechseln wollten.

Test soll auf ganzes Dienstgebäude ausgeweitet werden

Sollte die Pilotphase erfolgreich verlaufen, plant die Behörde, das neu erworbene Haus an der Klosterstraße 71 komplett nach den neuen Vorstellungen umzubauen. Dann können 120 Finanzbeamte in der Start-up-Atmosphäre arbeiten.

In den Räumen befindet sich derzeit noch die Zentrale des Finanzunternehmens Hypoport. Die Finanzverwaltung hat nach eigenen Angaben das Vorkaufsrecht für das Gebäude wahrgenommen, weil es in unmittelbarer Nähe zum Haupthaus liegt. Hypoport hat daraufhin angekündigt, die Firmenzentrale wieder nach Lübeck zu verlegen, wo das Unternehmen ursprünglich herkommt.

Ein maßgeblicher Grund für die Umgestaltung der Arbeitswelt in der Finanzverwaltung stellt nach Angaben des Finanzsenators auch die zunehmende Raumnot dar. Mit der Schaffung neuer Stellen wächst die Platznot in der Verwaltung.

Pilotprojekt kostet 100.000 Euro

Durch die Umgestaltung kann der Platzbedarf drastisch gesenkt werden, sagte Projektleiterin Anne Steinicke am Donnerstag. Bei 20 Mitarbeitern konnte der Bedarf demnach um 30 Prozent reduziert werden. Tatsächlich gibt es in den neuen Räumen nur vier feste Arbeitsplätze, die restlichen verteilen sich mobil auf die beiden Projekträume und können von den Mitarbeitern nach Bedarf genutzt werden.

Bei der Umsetzung der für die Verwaltung geradezu revolutionären Pläne hat das Finanzamt mit dem Fraunhofer-Innovationszentrum zusammengearbeitet. Das Institut ist auf die Raumgestaltung der neuen, digitalen Arbeitswelt spezialisiert. Mit 100.000 Euro fallen die Kosten für das Pilotprojekt insgesamt bescheiden aus.

Möglich wird die Umgestaltung durch die zunehmende Digitalisierung der Verwaltung. In der Finanzbehörde wird zunehmend mit der elektronischen Akte gearbeitet, die Beamten arbeiten immer weniger mit Papier.