Konferieren im Web

Virtuelle Welt: Wenn sich Kollegen in der Cloud begegnen

Daten teilen und zusammen an Texten herumdoktern: Mit den richtigen Programmen ist gemeinsames Arbeiten über das Internet kein Problem. Doch längst nicht alle Dienste sind sicher.

Foto: Bodo Marks / pa/dpa

Mit Social Media verbinden viele eher ein Freizeitvergnügen. Die gleiche Technik, über die Nutzer sonst Katzenbilder schicken, Links empfehlen und Partys planen, lässt sich aber auch beruflich nutzen: Mit den richtigen Tools arbeiten Internetnutzer gemeinsam an Texten, Präsentationen, Grafiken und vielen anderen Projekten. Solche Programme für die Online-Organisation nennt man auch Groupware.

Die Vorteile der Kooperation liegen auf der Hand: „Alle Gruppenmitglieder sind unabhängig von ihrem tatsächlichen Standort über den aktuellen Stand des Projekts informiert“, erklärt Tobias Arns vom IT-Verband Bitkom. „Außerdem sind die meisten Online-Werkzeuge zur Zusammenarbeit auch für Smartphones und Tablet Computer erhältlich“, erläutert der Social-Media-Experte. „Dadurch kann auch jederzeit von unterwegs gearbeitet werden.“

Texte und Fotos teilen

Bekannte Groupware-Pakete, die in Unternehmen zum Einsatz kommen, sind etwa Microsoft Exchange oder Lotus Notes. Dazu gibt es kostenlose Open-Source-Alternativen wie Kolab. Allerdings braucht man für diese Programme meistens einen Server und viel technisches Fachwissen, um sie richtig zum Laufen zu bringen. Einfacher fällt die Zusammenarbeit, wenn mehrere frei verfügbare Online-Tools miteinander kombiniert werden.

Ein bekannter Dienst ist zum Beispiel Doodle, einer von vielen Online-Kalendern für gemeinsame Termine. Auf der Webseite können Nutzer eine Liste möglicher Termine anlegen und den Link an ihre Kollegen schicken, die dann darüber abstimmen.

Wichtig für die Zusammenarbeit im Netz ist auch der gemeinsame Zugriff auf Dokumente. Bei Cloud-Diensten wie Dropbox oder Box lassen sich Texte, Fotos oder Videos ablegen und anderen Nutzern zugänglich machen. Das Hin- und Herschicken per Mail entfällt. Andere Plattformen wie Google Drive oder Microsofts Skydrive haben sogar eingebaute, abgespeckte Office-Anwendungen. Damit können Nutzer direkt im Browser gemeinsam Dokumente bearbeiten. Alle Änderungen sind sofort für die Kollegen sichtbar.

Ohne Kommunikation keine gute Organisation: Ein Chat-Programm wie ICQ oder Skype ist für die Zusammenarbeit unersetzlich. Beim Verbinden verschiedener Chat-Dienste helfen Multimessenger wie Miranda IM oder Pidgin. Und kostenlose Videokonferenzen für große und kleine Teams gibt es zum Beispiel über Google Hangout. Sehr nützlich sind auch elektronische To-Do-Listen, die fantasievolle Namen wie Producteev, Remberthemilk oder Wunderlist tragen. Notiz-Anwendungen wie Padlet bieten eine virtuelle Tafel: Hier können mehrere Nutzer gleichzeitig Notizen, aber auch Videos und Bilder unterbringen.

Gemeinsame Wikis

Für die Planungs- und Ideenphase eines Projekts gibt es Mindmapping-Programme, darunter zum Beispiel Mindmeister und Mindomo. Die Ergebnisse der Arbeit lassen sich schließlich in einem eigenen Wiki sammeln. Nutzer können dafür die Software MediaWiki, die auch das Onlinelexikon Wikipedia betreibt, auf einem Server installieren. Unkomplizierter sind kostenlose Wikidienste wie Wikia, die dem Nutzer die meiste Einrichtungsarbeit abnehmen.

Die meisten Berufstätigen halten Online-Kooperation für eine gute Idee. Das geht aus einer Aris-Studie im Auftrag des Bitkom hervor: Knapp zwei Drittel der Befragten (63 Prozent) glauben demnach, dass insgesamt bessere Arbeitsergebnisse erzielt werden, wenn jeder seine Ideen und Informationen mit anderen teilt. Es gibt aber auch Bedenken: So befürchten mehr als zwei von fünf Berufstätigen (42 Prozent) dass sie persönlich Nachteile haben werden, wenn sie ihr Wissen preisgeben.

Wer sich vor neugierigen Blicken schützen will, sollte die Teamwork-Tools prüfen, bevor er wichtige Daten dort speichert. „Auch zu den meisten Online-Diensten für Verbraucher gibt es Erfahrungs- und Vergleichsberichte im Netz“, sagt Tobias Arns. „Dadurch können die Leistungsmerkmale gut miteinander verglichen werden.“ Wer ein Programm herunterlädt, sollte vor der Anmeldung außerdem einen Blick auf die Geschäftsbedingungen werfen. Diese verraten, wie der Anbieter mit den Daten seiner Kunden umgeht, und für welche Dienstleistungen er eventuell Gebühren zahlen muss.

Doch selbst bei einwandfreien Diensten hat die Online-Zusammenarbeit aber möglicherweise ihre negativen Seiten. Grund dafür sind aber nicht die Tools selber, sondern die menschlichen Nutzer. „Ein Nachteil der Online-Zusammenarbeit liegt in einer gewissen Unverbindlichkeit“, hat Barbara Gruber-Rotheneder vom Österreichischen Institut für Erwachsenenbildung beobachtet. Weniger engagierte Teammitglieder könnten sich in den virtuellen Räumen leichter im Hintergrund halten: „Man muss viel motivieren, damit alle an einem Text in Google Drive mitschreiben.“