Interview

"Kunden erwarten von Eventmanagern ständig neue Ideen"

Heike Mahmouds vermarktet bei „Visit Berlin“ die Hauptstadt als Kongressstandort. Sie erklärt, was man in ihrer Branche leisten muss.

Touristen stehen im Juli 2016 in Berlin vor dem Brandenburger Tor.

Touristen stehen im Juli 2016 in Berlin vor dem Brandenburger Tor.

Foto: Kay Nietfeld / dpa

Das "Visit Berlin Convention Office" ist ein international ausgerichteter Ansprechpartner für Veranstalter von Kongressen, Messen oder anderen Events. Es vermittelt den Eventplanern Lokalitäten und Servicepartner in der Hauptstadt. Heike Mahmoud, die Studienabschlüsse in BWL und Marketing hat, ist Direktorin des Offices. Ihre Aufgabe: Berlin als vielseitige Tagungs- und Kongressdestination weltweit zu vermarkten. Mit ihr sprach Dagmar Trüpschuch.

"Visit Berlin" betreibt das offizielle Reiseportal der Hauptstadt. Was hat Eventmanagement mit Tourismus zu tun?

Heike Mahmoud: Die Begriffe Kongress- oder Event-Tourismus sollte es gar nicht geben. Trotz starker Lobbyarbeit in unserer Branche ist es immer noch nicht richtig in der Politik und der Gesellschaft angekommen, dass die Kongressbranche eine Eigenständigkeit verdient. Wir sorgen für Wissenstransfer in allen Bereichen der Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft. Das ist ein eigenständiger Wirtschaftsbereich, in dem viel Geld ausgegeben und investiert wird und in dem wir viele Menschen national und international zusammenbringen.

Was verstehen Sie unter "Event"?

Mahmoud: Ein Event hat viel mit Emotionen zu tun. Sich aktiv einbringen, ein Teil von etwas sein. Unsere Aufgabe ist es, dass die Event-Agenturen und Partner das Besondere an Berlin mit der Veranstaltung verbinden, das heißt, dass der Inhalt des Events vom Berlin-Image und Berlin-Ambiente umrahmt wird.

Wie sorgen Sie für das besondere Berlin-Erlebnis?

Mahmoud: Wir präsentieren den Kunden auch Orte und Partner, die so noch nicht vermarktet wurden und zeigen ihnen Trends, die noch nicht überall präsent sind und die Vielfalt der Stadt widerspiegeln. Zum Beispiel Pop-up-Stores und Pop-up-Restaurants oder kleine Brauereien.

Von der Idee bis zum Event: Wer ist alles involviert?

Mahmoud: Zuallererst natürlich der Kunde. Das hört sich jetzt seltsam an, aber dieser erste Moment, der Austausch, das Hinterfragen, was der Kunde möchte, sich vorstellt, welche Ziele er hat – das wird leider in der Praxis nicht immer umgesetzt. Man braucht zu Beginn die Eckdaten und Ziele des Kunden, sonst ist man nicht in der Lage, Vorschläge zu unterbreiten und passende Partner anzubieten.

Wird hier ein guter Grundstein gelegt, ist die weitere Planung um ein Vielfaches einfacher. Bei der Organisation eines Kongresses etwa muss der Tagungsort festgelegt und gebucht werden. Zudem werden Zimmerkontingente in Hotels bestellt, Technikunternehmen für Audio, Licht, IT und Visuelles sowie Bühnenbauer beauftragt und Entertainment wie Live-Bands engagiert. Außerdem muss für die An- und Abreise der Teilnehmer gesorgt sein.

Was ist wichtig für die Arbeit im Eventmanagement?

Mahmoud: Eine hohe Flexibilität, denn die Kunden erwarten ständig neue Ideen. Eventplaner müssen mit den neuen Trends vertraut sein, sich weiterbilden und vernetzen. Sie müssen über Kenntnisse verfügen, wie Veranstaltungen organisiert werden. Auch Know-how über Hospitality (Gastlichkeit/Gastfreundschaft, Anm. d. Red.) allgemein ist sehr wichtig: Wie geht man mit anderen Kulturen um, was muss diesbezüglich beim Catering beachtet werden?

Eventmanager müssen einen guten Überblick über technische Möglichkeiten wie Sound, Licht und Equipment haben, um auch Hybrid-Meetings (Meetings mit persönlich anwesenden und virtuellen Teilnehmern, Anm. d. Red.) organisieren zu können. Hinzu kommen Organisations- und Kommunikationstalent, Kenntnisse in Social Media, gutes Englisch, wobei jede weitere Sprache ein absoluter Vorteil ist.

Was macht eine Veranstaltung erfolgreich?

Mahmoud: Wenn die Organisation von A bis Z reibungslos klappt und jeder seine Aufgabe zu 102 Prozent erfüllt. Wurden die Ziele des Kunden erreicht oder übererfüllt, ist die Veranstaltung gelungen.

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