Junge Profis

Ordnungsmentorin hilft beim inneren und äußeren Aufräumen

Katharina Vollus hat sich in Berlin als Ordnungsmentorin selbstständig gemacht. Sie coacht Kunden im Arbeits- und Selbstmanagement.

Katharina Vollus arbeitet seit Januar 2016 als „Ordnungsmentorin“.

Katharina Vollus arbeitet seit Januar 2016 als „Ordnungsmentorin“.

Foto: Sven Lambert

Berlin.  Katharina Vollus ist umgestiegen: vom Kulturmanagement ins Coaching. Sie ist überzeugt, dass es einen Zusammenhang gibt zwischen innerer und äußerer Ordnung. „Sie bedingen einander sogar“, sagt die 36-Jährige, die sich Anfang 2016 als Ordnungsmentorin selbstständig gemacht hat. „Wenn mir nicht klar ist, was meine Ziele sind, finde ich nicht die Struktur, um sie abzuarbeiten.“

Die meisten ihrer Kunden sind Einzelunternehmer und kleine Firmen. Gerade Selbstständigen, die als Trainer, Berater oder Therapeuten tätig sind, fehle es oft an Wissensmanagement, Arbeits- oder Bürostruktur. Das hindere sie unter anderem daran, bei der Akquise von Kunden am Ball zu bleiben, erzählt Vollus.

„Im Prinzip kann ich aber jeden beraten“, sagt die Ordnungsmentorin. Sie gibt auch Seminare für Mitarbeiter von Unternehmen und Institutionen. Dabei geht es um Antwort auf die Fragen: Wie organisiere ich meine Arbeit, und wie erreiche ich meine Ziele?

Durch Chaos im Büro geht sogar Umsatz verloren

„Manche sagen, sie leiden unter ihrer Unordnung“, erzählt die Diplom-Sozialwirtin. Aber das Chaos in Büro und Kopf habe auch ganz handfeste Folgen: „Den Betroffenen geht Umsatz verloren.“ Unerledigtes könne man eben nicht vergessen, sagt Vollus. „Das nimmt einem Kapazitäten für wichtige Aufgaben.“

Damit, ein Messie zu sein, habe das nichts zu tun, betont sie. Unter ihren Kunden seien viele Menschen, die einen Beruf gewählt haben, in dem sie mit Menschen arbeiten. „Doch das Administrative liegt ihnen nicht ganz so“, sagt Vollus. Sie klagen über eine gewisse Schwere, wenn sie ihr Arbeitszimmer betreten.

„Andere wiederum haben einfach Schwierigkeiten, ihre E-Mails in den Griff zu bekommen“, erzählt sie. „Mails, von denen ich weiß, dass sie da sind, die ich aber nicht angucke, machen Druck.“

Erstes Treffen oft im Café

Manchen Klienten kann Katharina Vollus in zwei oder drei Stunden weiterhelfen, mit anderen trifft sie sich mehrmals persönlich oder per Videotelefonat. „Fürs erste Treffen verabrede ich mich gern in einem Café“, sagt die 36-Jährige. „Dabei besprechen wir zunächst, um welche Themen es bei dem Klienten geht.“

Das zweite Treffen findet dann oft in dessen Büro statt. „Aber ich fasse dort nichts an“, stellt Vollus klar. „Ich stelle einfach nur die richtigen Fragen.“ Das sind zum Beispiel: Wie alt ist dieses Dokument? Werden Sie es noch lesen? Wofür genau brauchen Sie es?

Wozu beispielsweise eine riesige Sammlung an Stiften da sein könnte, hat der Ordnungsmentorin noch keiner schlüssig erklären können. „Aber wer sie nicht wegwerfen mag, kann sie verschenken“, regt die Expertin an.

Katharina Vollus spricht von verschiedenen Ebenen, um die es beim Ordnung schaffen geht. „Am leichtesten lässt sich das Physische verändern“, sagt sie. Auf dieser Ebene macht man sich daran, den Schreibtisch aufzuräumen, ein Mappensystem oder To-do-Listen einzuführen. Ob das handschriftlich oder elektronisch geschieht, sei eine Generationenfrage, erklärt die Ordnungs­mentorin. Im Ergebnis mache es keinen Unterschied.

Glaubenssätze aus der Kindheit hinterfragen

„Später geht es an das Mindset“, sagt Vollus. „Dann beschäftigen wir uns damit, welche Fähigkeiten man hat, mit der Frage, ob man Dinge loslassen kann, mit hinderlichen Glaubenssätzen, die man sich in der Kindheit angeeignet hat.“

Viele Menschen, die unter ihrem Chaos leiden, kommen allein nicht dagegen an, ist die Erfahrung von Katharina Vollus. „Sie haben schon viel probiert, aber es gelingt ihnen nicht.“ Vielleicht sind auch die eigenen Ansprüche zu hoch. „Es geht nicht darum, dass alle Ordner die gleiche Farbe haben“, sagt Vollus. „Es geht um Struktur.“

Die Sozialwirtin, die außerdem ein Diplomstudium in Kultur- und Medienmanagement sowie Weiterbildungen im Kommunikationsbereich abgeschlos­sen hat, ist zufrieden mit der Resonanz ihrer Kunden im ersten Geschäftsjahr. „Ich verdiene noch nicht so gut wie in meinem alten Job“, sagt Katharina Vollus. „Aber 2017 wird das.“ Ihre Zuversicht nimmt sie auch aus ihren sportlichen Outdoor-Erfahrungen. „Es lässt sich aufs Leben übertragen, wenn einen der Wind beim Wandern in Patagonien fast wegbläst – und man merkt, man schafft das.“

Projektleiterin für Teams aus bis zu 30 Mitarbeitern

Ihr alter Job war der einer Projektleiterin im Kulturmanagement. Für ein Designbüro organisierte Vollus mit Teams aus bis zu 30 Personen weltweit große Ausstellungen, zum Beispiel im BMW-Museum in München oder im Flughafen Singapur. „Ich war immer die Schnittstelle für viele Bereiche“, erzählt sie.

Zu organisieren, funktionierende Systeme aufzubauen, das habe ihr zehn Jahre lang viel Freude gemacht. Mehr oder weniger bis zu dem Moment, als sie 2014 Mutter wurde und diese Erfahrung ihre Prioritäten durch­ein­anderschüttelte. „Das Leben ist so kurz, ich will meine Zeit nicht damit verbringen, Reports zu schreiben“, sagt die Gründerin. „Ich möchte jeden Tag etwas Sinnvolles tun.“

Lust, Unternehmerin zu sein

Außerdem hat sie Lust auf Unternehmertum. „Ich sehe mich als Anfang einer Firma“, sagt Katharina Vollus und will irgendwann gemeinsam mit Mitarbeitern eine ganze Palette an Leistungen rund um die Themen Organisation, Zeit-, Projekt- und Selbstmanagement anbieten. 2017 stehen die ersten Schritte in diese Richtung an, unter anderem mit einem betreuten Onlineprogramm, dessen Inhalte sie derzeit vorbereitet.

Ihre Arbeit versteht Katharina Vollus wie die des Guides, der mit ihr in Peru einen Sechs­tausender bestieg. „Er hat mir die Technik erklärt und mich motiviert“, erzählt Katharina Vollus. „Aber laufen muss jeder selber.“