Interview

Gerade kleine Firmen brauchen Allrounder im Sekretariat

Organisieren, koordinieren, Projekte leiten: IHK-Ausbildungsberater Jakob Schmachtel erklärt, worin Büromanager ausgebildet werden.

Kaufleute für Büromanagement organisieren und koordinieren Abläufe im Büro sowie rund um Projekte und Aufträge.

Kaufleute für Büromanagement organisieren und koordinieren Abläufe im Büro sowie rund um Projekte und Aufträge.

Foto: portishead1 / Getty Images

Berlin.  Jakob Schmachtel ist Ausbildungsberater bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) zu Berlin. Bettina Brüdgam sprach mit ihm über die Berufsbilder in den Sekretariaten von heute.

Die Aufgaben der Assistenz und im Sekretariat haben sich in den vergangen Jahren stark gewandelt. Wie schlägt sich dieser Umstand in der Berufsausbildung nieder?

Jakob Schmachtel: Vor gut zwei Jahren wurde die Ausbildung grundlegend umgekrempelt und ein echter Neustart eingeläutet. In diesem Zuge haben die staatlichen Stellen mit Arbeitgebern und Arbeitnehmern drei Berufsbilder zusammengefasst, und zwar die der Bürokaufleute, Kaufleute für Bürokommunikation und Fachangestellten für Bürokommunikation. Daraus ist der zukunftsgerichtete Ausbildungsgang Kaufmann beziehungsweise Kauffrau Büromanagement entstanden, der den neuen Anforderungen in der Praxis Rechnung trägt und sehr viel mehr als Assistenz umfasst.

Was heißt das konkret?

Schmachtel:Man erwirbt einen kaufmännischen Abschluss, um meist recht selbstständig die unterschiedlichsten organisatorischen Aufgaben bewältigen zu können. Heute tippt die Sekretärin beispielsweise keine Briefe mehr ab und braucht kein Steno mehr, weil Führungskräfte ihre E-Mails selbst verfassen. Heißt konkret: Das klassische Schreibzimmer hat ausgedient.

Was muss man heute für den Job können?

Schmachtel: Kaufleute für Büromanagement organisieren und koordinieren Abläufe im Büro sowie rund um Projekte und Aufträge. Dabei arbeiten sie mit anderen Abteilungen und externen Partnern zusammen. Je nach Schwerpunkt unterstützen sie ihren Chef, etwa indem sie Meetings und Präsentationen vorbereiten oder sich um den Schriftverkehr kümmern. Als Büromanager kann man nicht nur in der Assistenz arbeiten. Zum Beruf gehört es auch dazu, Aufträge zu bearbeiten oder in den Bereichen Marketing, Buchhaltung oder beim Internetauftritt Aufgaben zu übernehmen.

Wie schafft die Ausbildung diesen Spagat?

Schmachtel: Sie bietet insgesamt zehn unterschiedliche Wahlqualifikationen, mit denen die Betriebe ihre individuellen Funktionen und Tätigkeiten abbilden können. Die Assistenz ist neben Öffentlichkeitsarbeit, Rechnungswesen, Vertrieb oder Verwaltung und Recht im öffentlichen Dienst nur eine dieser Varianten. Zwei Qualifikationen müssen jeweils für die betriebliche Praxisphase im Ausbildungsvertrag fixiert werden.

Früher galt das Sekretariat als Frauendomäne. Zieht die neue Ausbildung mehr junge Männer an?

Schmachtel: Inzwischen streben nicht mehr hauptsächlich weibliche Bewerber in den Beruf. Die neue Bezeichnung Büromanagement spricht verstärkt auch männliche Jugendliche an.

Lässt sich das auch an den Zahlen ablesen?

Schmachtel: Der Ausbildungsberuf ist noch relativ jung, ein Umdenken braucht immer etwas Zeit. Von den rund 1000 neuen angehenden Kaufleuten für Büromanagement pro Jahr in Berlin sind aktuell gut drei Viertel weiblich und ein Viertel männlich. Dadurch, dass der Beruf nun deutlich mehr als Assistenz bietet, wird dieser Anteil sicherlich weiter steigen.

Welche Unternehmen bilden in erster Linie aus?

Schmachtel: Der Beruf wird gerne in kleinen und mittelständischen Firmen angeboten. Denn dort arbeitet man oft funktionsübergreifend und braucht kaufmännische Allrounder. Konzerne hingegen trennen die Funktionen klarer, hier passen dann häufig spezielle Kaufleute wie etwa Auszubildende zum Immobilien- oder Industriekaufmann besser hinein. In Konzernen wird auch die sehr unterschiedliche Bedeutung des Wortes Assistenz deutlich. Ein Vorstandsassistent ist dort meist eine Führungskraft in Ausbildung und verfügt über einen Hochschulabschluss.