Sekretariat

Karrierekick: Warum Büromanager beste Aufstiegschancen haben

Kaufleute für Büromanagement halten in ihren Unternehmen viele Fäden in der Hand. Erfolg hat, wer auch Führungsqualitäten mitbringt.

Philipp Feuerherm macht eine Ausbildung zum Kaufmann Büromanagement beim Bundesverband E-Commerce.

Philipp Feuerherm macht eine Ausbildung zum Kaufmann Büromanagement beim Bundesverband E-Commerce.

Foto: Sven Lambert

Berlin.  Nach einem Praktikum in einer Kanzlei stand für Philipp Feuerherm fest, in welche Richtung er beruflich gehen würde. Zwei Monate hatte er dort den Bereich der Assistenz erkundet. „Die Arbeit hat vom ersten bis zum letzten Tag total viel Spaß gebracht“, erzählt der 22-Jährige.

Dementsprechend fiel seine Berufswahl aus: Feuerherm hat eine Ausbildung zum Kaufmann Büromanagement beim bevh – Bundesverband E-Commerce und Versandhandel Deutschland begonnen. Und er ist nach wie vor begeistert von seiner Wahl: „Der Beruf bietet einfach unglaublich viele Facetten.“

In kaum einem anderen Job haben sich die Aufgaben in den vergangen Jahren so sehr gewandelt. Das Klischee der Kaffee kochenden Sekretärin ist längst überholt. „Früher musste die gute Seele des Hauses in erster Linie Steno und Maschinenschreiben beherrschen und adrett aussehen“, sagt Tanja Bögner, Autorin des Ratgebers „Traumberuf Sekretärin“ (erschienen im Eichborn Verlag). Sie selbst arbeitet seit mehr als 25 Jahren in der Assistenz international tätiger Konzerne. Außerdem ist sie als Trainerin und Dozentin tätig.

Bezeichnungen zeigen die Aufwertung des Berufs

Die Bandbreite der Tätigkeiten im Vorzimmer vom Chef hat sich zusehends erweitert und unterscheidet sich je nach Unternehmen und Branche. „Das spiegelt sich auch in den zahlreichen Berufsbezeichnungen wider“, sagt Bögner. Sie reichen von Sekretär über Assistent bis Feel-Good-Manager, Office Manager oder Executive Assistant. Mit den neuen Begriffen gehe auch eine Aufwertung des Berufs einher.

Das klassische Sekretariat existiere ohnehin kaum noch, stattdessen betreuen Team-Assistenten oft mehrere Führungskräfte und Abteilungen. Sie organisieren Veranstaltungen und Reisen, verwalten Budgets und managen eigene Projekte. Auch kleinere Firmen bieten anspruchsvolle Stellen, etwa wenn die Sekretärin dort die Bud­getkontrolle sowie die gesamte Werbung verantwortet.

„Die Ausbildung, die sich seit zwei Jahren Kauffrau/Kaufmann Büromanagement nennt, wurde an die neuen Anforderungen angepasst“, sagt IHK-Ausbildungsberater Jakob Schmachtel. Auch gilt der Beruf nicht mehr als ausschließliche Frauendomäne – zumindest nicht beim Nachwuchs. Die Berufsschulklasse von Philipp Feuerherm etwa besteht zur Hälfte aus Männern.

Vom Schreibdienst in die Bereichsleitung

Als Heidrun Heinke ihren Beruf erlernt hat, war das noch anders. Vor gut 25 Jahren durchlief sie die Ausbildung zur Bürokauffrau und begann danach als Angestellte im Schreibdienst bei der heutigen Investitionsbank Berlin. Später wurde sie zur Sekretärin des Personalchefs, seit Mai dieses Jahres sitzt die 48-Jährige in der Assistenz im Bereich Treasury, wo Liquidität und Refinanzierung für die Gesamtbank zentral gesteuert werden. Dort unterstützt Heinke den Bereichsleiter bei seinen Aufgaben ebenso wie die Abteilungsleiter und das Team.

Zu Heinkes Tätigkeiten gehören unter anderem die Planung und Kon­trolle des Budgets, die Organisation größerer Veranstaltungen sowie die Recherche und Aufbereitung von Informationen – egal ob für eine Präsentation des Teamleiters oder die wöchentliche Vorstandssitzung. Sie wählt beispielsweise auch das Zahlenmaterial aus, das ihr Vorgesetzter mit in seinen nächsten Geschäftstermin nimmt.

Um die aktuellen Börsenkurse und Finanznachrichten zu überblicken, hat Heinke Zugriff auf spezielle Internetdienste. „Ohne ein solides Basiswissen, etwa über die Geld- und Kapitalmärkte, geht es nicht“, sagt die Büromanagerin. „Ich lerne immer noch viel dazu.“

Überstunden gehören zum Job dazu

Heinke plant auch die jährliche Kundenveranstaltung ihrer Abteilung. In diesem Jahr steht ein Besuch im Bundesrat an. „Einladungen rausschicken, das Restaurant auswählen, Termine organisieren, da muss man den Überblick behalten“, sagt Heinke. Die persönliche Präsenz später bei der Veranstaltung ist für sie selbstverständlich. „Überstunden gehören in meinem Job dazu.“ Auch am Tag, als die Briten über den Brexit abstimmten, war Heidrun Heinke schon vor Öffnung der wichtigen Börsen und bis nach Handelsschluss im Büro.

Dass die meisten Vorgesetzten heute ihre Korrespondenz per E-Mails selbst erledigen, schafft im Sekretariat Luft für neue Aufgaben. Auch beim Verband bevh, wo Philipp Feuerherm seine Ausbildung macht, steigt der Anteil an Projektarbeit, Veranstaltungs- und Verwaltungsaufgaben stetig an, berichtet Ausbilderin Jana Franke.

So wirkt Feuerherm beispielsweise im Marketing bei der Vorbereitung von Messen mit und ist an der Organisation von Arbeitskreisen beteiligt. Zudem ist er mit der Pflege der Website des Verbands und dem Verfassen von Blogeinträgen betraut. Und nicht zuletzt kümmert er sich auch um Teile der Mitgliederverwaltung und die Buchhaltung.

Eigenschaften, wie sie Führungskräfte brauchen

In der Assistenz laufen meist alle Fäden zusammen. Heidrun Heinke von der Investitionsbank Berlin arbeitet mit der Personalabteilung und den Bereichen Verwaltung sowie Finanzen und Controlling zusammen. „Es ist eine klassische Querschnittsfunktion, ganz oben steht man auf Augenhöhe mit dem Management und muss Eigenschaften mitbringen, die auch von Führungskräften erwartet werden“, sagt Ratgeber-Autorin Tanja Bögner.

Außer Organisationstalent seien Eigeninitiative, Durchsetzungskraft, Stressresistenz und Teamfähigkeit gefragte Kompetenzen. Auch rasch Entscheidungen treffen zu können sei wichtig. Dass ein Büromanager zudem loyal und diskret sein muss, versteht sich von selbst: Schließlich sortiert er auch die E-Mail-Flut des Chefs und hat so Einblick in vertrauliche Schriftwechsel. „Einige Anfragen beantwortet die Büromanagerin zur Entlastung des Vorgesetzten gleich selbst, und sie fungiert auch als dessen Beraterin“, sagt Bögner.

Weiter oben in der Hierarchie können Büromanager auch dafür zuständig sein, den Jahresabschluss zur Entscheidung vorzubereiten. „Das sind dann schon Aufgaben des mittleren Managements“, sagt Bögner. Als Assistentin müsse man heute auch darüber auf dem Laufenden sein, was in den verschiedenen Abteilungen der Firma passiert.

Jeder Büromanager sollte sich regelmäßig weiterbilden, je nach Aufgabengebiet etwa im Web-Design, zu neuen IT-Anwendungen für Microsoft Office, SAP und Lotus Notes oder zu Gesetzesänderungen im Arbeitsrecht.

Englischkenntnisse sollte man nie einrosten lassen

Im Zuge der Globalisierung gewinnen Fremdsprachen immer mehr Gewicht. Heidrun Heinke etwa hat zurzeit Intensivkurse in Business-Englisch belegt. „Korrespondenz und Telefonate auf Englisch etwa mit Banken aus dem Ausland gehören dazu“, erzählt sie. In ihrem vorherigen Aufgabenbereich, der Personalabteilung, habe sie dagegen so gut wie gar kein Englisch gebraucht. „Agiert das Unternehmen international macht es sich gut, auch exotischere Fremdsprachen zumindest ein wenig zu kennen“, sagt Tanja Bögner.

Wege in die Assistenz gibt es verschiedene. Der klassische Einstieg kann, so wie bei Philipp Feuerherm, die dreijährige Ausbildung zum Kaufmann Büromanagement sein oder eine andere kaufmännische Lehre. Wer gleich in der Vorstandsassistenz starten möchte, muss in der Regel ein Hochschulstudium vorweisen. Aber auch Zusatzqualifikationen, die man nach der kaufmännischen Ausbildung erwirbt, können den Weg dorthin ebnen.

Mit einer großen Bandbreite an Lehrgängen wartet zum Beispiel der Bundesverband Sekretariat und Büromanagement auf. Dort kann man sich zur internationalen Managementassistentin weiterbilden, zum Fremdsprachensekretär, Personalreferenten, Verwaltungsmanager oder Betriebswirt.

Fortbildung zum Europakorrespondenten

Auch andere öffentliche und private Schulen unterstützen das Vorankommen, wie etwa die Friedrich-List-Schule (OSZ Büromanagement und Wirtschaftssprachen) oder Didactica Berufsbildung. Sie bieten unter anderem Fortbildungen zum Fremdsprachen- oder Europakorrespondenten an.

„Das Sekretariat muss keinesfalls eine Sackgasse sein“, sagt Tanja Bögner. Ob Marketing, Eventmanagement, Buchhaltung, Vertrieb oder Einkauf – eine Assistenzstelle biete gute Aussichten für den Einstieg in andere Bereiche.

Nicht wenige Büromanager würden nach ihrer Ausbildung noch studieren, sagt die Autorin. Wer sich im Unternehmen für einen Aufstieg empfehlen will, sollte damit beginnen, freiwillig Sonderprojekte zu übernehmen. Büromanager, die sich selbst interessante und fürs Unternehmen wichtige Aufgaben suchen, machen Eindruck.