Steuer-Serie

Jeder Euro über der Pauschale spart Steuern

Fahrten zur Arbeit, Berufskleidung oder Fortbildungen können die Abgaben an das Finanzamt reduzieren. Ein Überblick.

Steuerserie

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Foto: Kerstin Waurick / iStockphoto

Die tägliche Fahrt zur Arbeit, die Zweitwohnung am Beschäftigungsort, der Gewerkschaftsbeitrag – das sind alles berufliche Ausgaben, die in die Steuererklärung gehören und recht viel Steuern sparen können. Als sogenannte Werbungskosten gelten alle Aufwendungen, die dem Zweck dienen, Einnahmen aus dem Beruf zu erzielen.

Arbeitnehmer-Pauschbetrag: Für Ar- beitnehmer gibt es eine Werbungskostenpauschale von 1000 Euro. Wie für jede Pauschale gilt auch hier: Nachweise sind nicht erforderlich, wenn man nur den Arbeitnehmer-Pauschbetrag geltend macht. Der Fiskus akzeptiert bei jedem Arbeitnehmer 1000 Euro Werbungskosten im Jahr, egal ob er das ganze Jahr oder erst ab Dezember 2018 beschäftigt war. Allein für Minijobber gilt das nicht, weil ihr Lohn bereits vom Arbeitgeber pauschal versteuert wurde. Deshalb gehören weder Einnahmen noch Ausgaben einer 450-Euro-Kraft in die Steuererklärung.

Anlage N: Arbeitnehmer erzielen Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit. Ihren Bruttolohn, die abgeführte Lohn- und Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Steuerklasse tragen sie in die Zeilen 5 bis 10 der Anlage N ein.

Abruf von Bescheinigungen: Solche und noch weitere Daten können Steuerzahler im Rahmen der vorausgefüllten Steuererklärung auch elektronisch von der Finanzverwaltung abrufen (sogenannter „Abruf von Bescheinigungen“ beziehungsweise „Belegabruf“). Dafür benötigen sie einen zehnstelligen Abrufcode, den sie entweder in Mein Elster oder in einem Steuerprogramm eingeben. Die abgerufenen Daten können dann in der elektronischen Steuererklärung einfach übernommen werden (siehe Teil 1).

Werbungskosten: Die Werbungskosten sind ab der zweiten Seite der Anlage N einzutragen. Wer nur Aufwendungen bis 1000 Euro hatte, der kann sich dort Angaben sparen. Doch viele Beschäftigte überschreiten diese Grenze. Wer bei einer Fünf-Tage-Arbeitswoche mindestens 15 Kilometer zur Arbeit pendelt, schafft dies allein mit seinen Fahrtkosten. Und wer die 1000-Euro-Grenze knackt, bei dem zählt jeder zusätzlich ausgegebene Euro. So lässt sich die Steuerlast kräftig senken.

Die Bandbreite der Werbungkosten ist sehr groß. Zum Beispiel sind abziehbar die beruflichen Aufwendungen für Arbeitsmittel, ein Arbeitszimmer, Berufsbekleidung, Fortbildung, Umschulung, Bewerbungen, eine doppelte Haushaltsführung, Fahrten zur Arbeit, Feierkosten (zum Beispiel bei einem Dienstjubiläum mit Kollegen), Kontoführung, Reisekosten, Telefon und Internet, einen berufsbedingten Umzug, Beiträge zu einem Berufsverband oder einer Gewerkschaft und sogar die Unfallkosten, wenn das Malheur auf dem Weg zur Arbeit passiert ist. Die Kosten für eine Steuersoftware können als Steuerberatungskosten ebenfalls abgesetzt werden.

Entfernungspauschale: Für den Weg von der Wohnung zum regelmäßigen Arbeitsplatz (im Steuerdeutsch: „erste Tätigkeitsstätte“) gewährt das Finanzamt eine Entfernungspauschale. Für jeden Arbeitstag sind pro Entfernungskilometer 30 Cent absetzbar. Trotz täglicher Hin- und Rückfahrt zählt aber nur die einfache Wegstrecke für jeden Arbeitstag. Und diese bemisst sich grundsätzlich nach der kürzesten Straßenverbindung. Wer regelmäßig eine offensichtlich verkehrsgünstigere Strecke fährt, um schneller den Arbeitsplatz zu erreichen, der darf diese angeben. Die Urlaubs- und Krankheitstage müssen ebenso in den Zeilen 31/32 der Anlage N angegeben werden.

Ein Beispiel zeigt, wie die Entfernungspauschale ermittelt wird: Frau Müller pendelte von Montag bis Freitag täglich 17 Kilometer ins Büro. Sie darf 230 Tage ansetzen, wenn sie im Jahr 2018 nur wenige Tage krank war. Ihre Entfernungspauschale beträgt:

230 Tage x 17 km x 0,30 Euro = 1.173 Euro.

Wäre sie an sechs oder sogar sieben Tagen in der Woche zum Arbeitsplatz gefahren, dürfte sie zirka 270 Tage abrechnen. Egal ist, welche Verkehrsmittel der Arbeitnehmer benutzt. Die Pendlerpauschale gibt es für Fußgänger, Radler, Bahn-Nutzer und Autofahrer. Wenn die Wochen- oder Monatskarten für öffentliche Verkehrsmittel teurer als die Pauschale sind, können stattdessen die tatsächlichen Ticketkosten abgerechnet werden – alternativ zur Entfernungspauschale.

Allerdings gilt – außer für Autofahrer – ein Höchstbetrag: 4500 Euro im Jahr. Wer täglich von Brandenburg nach Berlin mit dem eigenen Auto oder einem Dienstwagen zur Arbeit fährt, kann auch einen höheren Betrag absetzen. Dieser muss nachweisbar sein. Wenn das Finanzamt misstrauisch ist, ob der Pendler wirklich arbeitstäglich diesen langen Weg mit dem Auto gefahren ist, kann es Belege fordern. Mit Tankquittungen und Werkstattrechnungen kann der Pendler glaubhaft gegenargumentieren.

Für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln sind insgesamt maximal 4500 Euro im Jahr absetzbar. Mancher Arbeitnehmer nutzt für den Weg zur Arbeit mehrere Verkehrsmittel, zum Beispiel zunächst mit dem Auto und dann weiter mit der Bahn. In solchen Mischfällen ermittelt der Steuerzahler zunächst die kürzeste Straßenverbindung sowohl für den Weg mit dem Pkw als auch mit dem Zug. Danach gibt er an, wie viele Kilometer er mit welchem Verkehrsmittel zurückgelegt hat. Insgesamt kann dabei ein höherer Betrag als 4500 Euro herauskommen.

Folgendes Beispiel zeigt die beiden Möglichkeiten: Die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 112 Kilometer. Der Pendler fährt an 220 Arbeitstagen zunächst zwölf Kilometer mit seinem Pkw zum Bahnhof und von dort mit der Bahn weiter zum Arbeitsplatz. Für die Bahncard 100, 2. Klasse, hat er 4395 Euro selbst bezahlt. Zunächst ermittelt er seine Aufwendungen für die beiden Teilstrecken nach der Entfernungspauschale:

Autofahrt: 220 x 12 km x 0,30 Euro = 792 Euro, Zugfahrt: 220 x 100 km x 0,30 Euro = 6600 Euro, aber maximal 4500 Euro. Das ergibt zusammen: 792 Euro + 4.500 Euro = 5292 Euro.

Dann vergleicht er diese mit den tatsächlichen Kosten. Weil die Ticketkosten für den Zug geringer sind, entscheidet sich der Steuerzahler für die Entfernungspauschale und kann so 897 Euro mehr absetzen (5292 Euro – 4395 Euro für die Bahncard 100). Dennoch kann es für Bahn-, Bus- und Tramfahrer im Einzelfall günstiger sein, nach tatsächlichen Kosten abzurechnen. Das Sammeln von Fahrscheintickets kann sich lohnen. Wer vom Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss erhalten hat, muss diesen in Zeile 39 angeben.

Als erste Tätigkeitsstätte gilt der im Arbeitsvertrag festgelegte regelmäßige Arbeitsort. Hat ein Arbeitgeber mehrere Standorte, gibt es einen gewissen Spielraum für Arbeitnehmer mit mehreren Einsatzorten. Wer diesen geschickt nutzt, kann Steuern sparen. Mancher Angestellter arbeitet an mehreren Orten. Das gilt zum Beispiel für Montagearbeiter, Handwerker, Außendienstler, Filialmitarbeiter oder Leiharbeitnehmer. Arbeitet der Arbeitnehmer außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte, kann er Reisekosten statt der Entfernungspauschale geltend machen. Statt der einfachen Wegstrecke zählt dann jeder gefahrene Kilometer.

Zusätzlich hat er in den ersten drei Monaten der Abwesenheit von zu Hause Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen. Arbeitet der Mitarbeiter an ständig wechselnden Einsatzorten, bekommt er die Verpflegungspauschalen sogar unbefristet. Ist er länger als acht Stunden auf einer Dienstreise unterwegs, stehen ihm zwölf Euro zu; bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden 24 Euro. Bei einer mehrtägigen Dienstreise gelten für den An- und Abreisetag jeweils zwölf Euro. Die volle Pauschale bekommt er aber nur, wenn er keine Mahlzeiten erhalten hat.

Hat ihm der Arbeitgeber eine Hotelübernachtung mit Frühstück bezahlt, dann muss die Pauschale um 4,80 Euro gekürzt werden; bei einem Mittag- und Abendessen jeweils um 9,60 Euro. Und wenn der Arbeitgeber ihm die steuerfreien Verpflegungspauschalen ausbezahlt hat, dann darf er sie kein zweites Mal beim Finanzamt anfordern. Als Reisekosten zählen selbst getragene Fahrt- und Übernachtungskosten. Einzutragen sind sie in die Zeilen 49 bis 57.