Ausgaben für den Beruf, etwa Fahrten zur Arbeit, Arbeitsmittel oder das Arbeitszimmer, reduzieren schnell die Steuerlast, sofern sie den Pauschbetrag in Höhe von 1000 Euro überschreiten.
Das ist schnell erreicht. Wer beispielsweise an 230 Tagen im Jahr 15 Kilometer zur Arbeit fährt, kann 30 Cent je Kilometer für den einfachen Weg zur Arbeit steuerlich geltend machen – summa summarum 1035 Euro.
Jede weitere Ausgabe für Computer, USB-Sticks oder das häusliche Arbeitszimmer reduziert die Steuerlast. Beruflich bedingte Aufwendungen tragen Steuerzahler auf den Seiten 2 und 3 der „Anlage N“ ein.
Entfernungspauschale
Wer zur Arbeit radelt oder zu Fuß geht, kann für den einfachen Weg zur Arbeit 30 Cent je Kilometer abrechnen – maximal jedoch 4500 Euro. Diejenigen, die mit dem eigenen Auto fahren, können auch mehr abrechnen – sofern sie die Ausgaben anhand von Tachoständen oder Tankquittungen belegen können.
Bei einer Fünftagewoche geben Steuerzahler 220 bis 230 Arbeitstage im Jahr an, bei einer Sechstagewoche 260 bis 280. Tage, an denen Arbeitnehmer krank waren, müssen sie abziehen. Steuerzahler, die mit Bus oder Bahn zur Arbeit fahren, sollten prüfen, ob sich – bezogen auf das gesamte Jahr – die tatsächlichen Kosten oder die Entfernungspauschale rechnen.
Die für sie günstigere Variante geben Steuerzahler in der Steuererklärung an. Aktuell ist ein Verfahren beim Bundesfinanzhof anhängig, in dem die Richter klären sollen, ob Autofahrer – ähnlich der Nutzer öffentlicher Verkehrsmittel – in der Steuererklärung die tatsächlichen Kosten abrechnen dürfen (Az. VI R 4/15).
Erste Tätigkeitsstätte
Lehrer, die an unterschiedlichen Schulen unterrichten, oder Handwerker, die auf verschiedenen Baustellen eingesetzt sind, also mehrere Arbeitsorte haben, sollten mit ihrem Chef die „erste Tätigkeitsstätte“ festlegen.
Den Weg zur „ersten Tätigkeitsstätte“ können Steuerzahler lediglich mit der Entfernungspauschale verrechnen – also 30 Cent je Kilometer, einfacher Weg. Bei allen anderen Fahrten zu weiteren Arbeitsorten akzeptieren Finanzämter 30 Cent für jeden Kilometer, der mit dem eigenen Auto gefahren wird.
„Alternativ nicken die Beamten auch die tatsächlichen Kosten ab“, sagt Wolfgang Wawro vom Steuerberaterverband Berlin-Brandenburg. Wege mit Motorrad, Moped oder Roller können Steuerzahler mit 20 Cent je Kilometer abrechnen.
Die „erste Tätigkeitsstätte“ ist in der Regel der Arbeitsplatz, der täglich oder an mindestens zwei Tagen in der Woche aufgesucht wird oder an dem der Arbeitnehmer mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit verbringt.
Versäumt der Arbeitgeber, die „erste Tätigkeitsstätte“ zu bestimmen, legt das Finanzamt diese fest. „Und dies ist nicht immer von Vorteil für den Steuerzahler“, sagt Steuerexperte Wawro. „Wer Steuern sparen möchte, sollte die ‚erste Tätigkeitsstätte‘ mit seinem Chef festlegen.“
Verpflegungspauschale
Steuerzahler, die häufig beruflich auswärts unterwegs sind, können in der Steuererklärung auch eine Verpflegungspauschale verrechnen. Wer mehr als acht Stunden in Deutschland beruflich unterwegs ist, kann zwölf Euro am Tag abrechnen.
Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden beträgt die Verpflegungspauschale 24 Euro. Diese Beträge müssen Steuerzahler jedoch um Mahlzeiten kürzen, die ihnen der Arbeitgeber oder andere zur Verfügung gestellt haben. Arbeitnehmer wie Monteure und Piloten, die keinen festen Arbeitsplatz haben, sparen über die Pauschalen viel Steuern.
Denn sie können die Verpflegungspauschalen unbegrenzt lange abrechnen. „Für alle anderen, die auswärts an ein- und derselben Stelle tätig sind, ist dies meist nur über einen Zeitraum von drei Monaten möglich“, sagt Uwe Rauhöft vom neuen Verband der Lohnsteuerhilfevereine.
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Arbeitsmittel
Steuerzahler können das Finanzamt an den Ausgaben für Büromöbel, Fachliteratur oder Computer beteiligen. Danach werden die Kosten entsprechend der beruflichen und privaten Nutzung aufgeteilt. „Allerdings darf die anteilige berufliche Nutzung nicht von untergeordneter Bedeutung sein“, sagt Peter Kauth von steuerrat24.de.
Eine Ausnahme machen die Finanzbeamten bei Computern. Wer seinen PC auch beruflich nutzt, kann in der Regel 50 Prozent der Ausgaben steuerlich geltend machen.
„Wer einen höheren Anteil der Kosten steuerlich geltend machen möchte, sollte die berufliche und private Nutzung des Computers in einem PC-Stundenbuch dokumentieren“, rät Steuerexperte Kauth. Funktionieren Peripheriegeräte wie Drucker oder Scanner lediglich mit dem Computer, müssen Steuerzahler die Geräte gemeinsam abrechnen.
Bei Gebrauchsgütern entscheidet der Preis darüber, ob Steuerzahler die Aufwendungen für ein Arbeitsmittel komplett im Jahr des Kaufs steuerlich geltend machen können. Liegt dieser unter 487,90 Euro inklusive Mehrwertsteuer, können Steuerzahler Ausgaben für Bürotisch oder -stuhl in voller Höhe im Jahr des Kaufs verrechnen.
Liegt der Preis darüber, müssen die Ausgaben über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt werden. Wie hoch diese für die einzelnen Arbeitsmittel ausfällt, können Steuerzahler den Afa-Tabellen auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums entnehmen (www.bundesfinanzministerium.de).
Arbeitszimmer
Außendienstmitarbeiter, Lehrer und andere, denen für bestimmte Tätigkeiten kein anderer Arbeitsort zur Verfügung steht, können die Ausgaben für das Arbeitszimmer bis zur Höhe von 1250 Euro steuerlich geltend machen.
Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit, akzeptieren die Finanzämter die Kosten dafür in unbegrenzter Höhe. Das ist bei Architekten, Schriftstellern oder Anwälten der Fall, die ihren Beruf ausschließlich zu Hause ausüben.
An das Arbeitszimmer stellen die Finanzbeamten bestimmte Anforderungen. So muss das häusliche Arbeitszimmer nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden. Einer Aufteilung in berufliche und private Nutzung hat der Bundesfinanzhof jüngst eine Absage erteilt (Az. GrS1/14).
„Hier dürfte lediglich weiterhin eine zehnprozentige Privatnutzung als unschädliche Bagatellgrenze gelten“, sagt Steuerexperte Rauhöft. Auch ein Durchgangszimmer, das ständig durchquert werden muss, akzeptieren die Finanzämter nicht als Arbeitszimmer. Lediglich, wenn das Zimmer gelegentlich durchquert wird, um beispielsweise das Schlafzimmer zu erreichen, nicken die Finanzämter das Arbeitszimmer ab.
Erkennen die Beamten das Arbeitszimmer an, können Steuerzahler den Fiskus an den Unterhaltskosten beteiligen. Dazu gehören die anteiligen Ausgaben für Miete, Grundsteuer, Strom, Renovierungs- und Nebenkosten.
Auch wenn zu Hause kein Arbeitszimmer, sondern nur ein Arbeitsplatz vorliegt, sollten Steuerzahler beruflich genutzte Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch, Bürostuhl oder Bücherschrank als Arbeitsmittel in der Steuererklärung auflisten.
Umzug
Wer aus beruflichen Gründen umzieht, kann das Finanzamt an einer ganzen Reihe von Kosten beteiligen. Die Beamten akzeptieren Ausgaben für Makler, doppelte Miete oder Fahrten zu Wohnungsbesichtigungen – sofern Steuerzahler die Ausgaben belegen können.
Zudem gewährt das Finanzamt eine Umzugskostenpauschale und beteiligt sich am Nachhilfeunterricht für die Kinder (s. Grafik). Wer aus privaten Gründen die Umzugskartons packt, kann die Ausgaben beispielsweise für eine Spedition als haushaltsnahe Dienstleistung steuerlich geltend machen (mehr dazu in Teil 8).
