Karriere

Goldene Regeln für Konferenzen

Gute Konferenzen können wertvolle Erkenntnisse bieten - doch allzu oft erweisen sie sich als Zeitverschwendung. Es gilt die Faustregel: Die Hälfe aller Konferenzen gehen ins Leere - nur welche Hälfte? Sven Nagel, Partner der Agentur SWOP, setzt alles daran, zur erfolgreichen Hälfte zu gehören. Und er weiß, was er tut, er verdient sein Geld damit. Einer der drei Geschäftsbereiche des noch jungen Unternehmens ist die Gestaltung von "Ereignissen".

Gerade hat Nagel die Organisation der "Master-Konferenz 2008" (im Juli in Berlin) beschäftigt. Da galt es Vorträge, Podiumsdiskussionen und Workshops so vorzubereiten, dass die Teilnehmer die neuesten Erkenntnisse zur Einführung der Master-Studiengänge erhalten. Immer im Blick hat Nagel dabei den Nutzwert: "Die Teilnehmer sollen anwendbare Informationen mitnehmen, Anregungen erhalten und von Erfahrungen profitieren." Bereits seit November hatten Nagel und sein Team an der Konzeption und Organisation gefeilt, denn jede Konferenz ist eine logistische Herausforderung: "Vom Come together nach einem Konferenztag und der Gestaltung einer entspannten Abendveranstaltung über einen funktionierenden Internetzugang bis hin zur Vermeidung von Engpässen an der Garderobe."

Augenmerk auf die Referenten

Doch im Zentrum einer jeden erfolgreichen Konferenz stehen natürlich die Referenten. "Selbstverständlich wünschen auch wir uns prominente Namen auf der Referenten-Liste, denn die bedeuten immer eine gewisse Zugkraft. Doch wieder gilt: Bei der Auswahl der Referenten ist der Teilnehmer-Nutzen ausschlaggebend." Das zu hören dürfte Professor Hartwig Eckert freuen, denn der emeritierte Professor für Sprachwissenschaften beklagt: "Zu viele Teilnehmer verlassen eine Konferenz frustriert und in dem Bewusstsein, für ihre Investition in Zeit und Geld einen zu geringen Nutzen erhalten zu haben." Als Senior Consultant beim Weiterbildungsunternehmen Triple A zeigt er auf, wie das Publikum auf seine Kosten kommt.

Einfach nur ablesen?

Einen Grundfehler sieht er in der mangelnden Unterscheidung zwischen schriftlicher und mündlicher Kommunikation: "Wer zum Beispiel seinen am Schreibtisch vorbereiteten Vortrag abliest, spricht einen Schreibstil und löst beim Zuhörer unweigerlich die Frage aus: Lesen kann ich selbst, warum bin ich hier? Entscheidend sei die Begeisterung, die der Referent in der unmittelbaren Kommunikation auslösen könne. Schon darum ist der Blickkontakt unerlässlich.

Eine weitere Falle: "Steigt ein Referent zu tief in sein Fachgebiet ein, um sein Wissen möglichst umfassend zu präsentieren, redet er sehr wahrscheinlich an seinen Zuhörern vorbei." Wird er dann im Anschluss an seinen Vortrag mit Fragen nach der Power Point Präsentation bombardiert, sollte er nicht annehmen, erfolgreich gesprochen zu haben. "Er hat etwas falsch gemacht, seine Zuhörer nicht erreicht. Der braucht nun das Papier."

Als klassischen Fehler nennt Eckert auch die Überforderung der Zuhörer. "Egal wie gut Ihr Inhalt ist, wie interessant Sie ihn referieren - wenn die Aufnahmekapazität Ihrer Zuhörer überschritten ist, ist alles was Sie noch bieten können bloßer Schall." Darum sei eine Beschränkung auf eine übersichtliche Zahl von Botschaften notwendig, Eckert empfiehlt drei und verweist auf ein Experiment von Naturschützern. Ein Naturpfad sollte den Menschen die Vielfalt der Bäume näher bringen: "Einer Gruppe von Besuchern wurden drei verschiedene Bäume gezeigt, einen ganzen Tag lang, einer anderen Gruppe 27 Bäume. Nach drei Wochen wurde getestet, an wie viele Bäume sich die Teilnehmer erinnern konnten. Die erste Gruppe kannte noch alle drei Bäume, die zweite nicht einen einzigen."

Außerdem rät Eckert unbedingt zum Üben eines geplanten Redebeitrages. Wer meint, diese Zeit nicht investieren zu müssen, liege falsch. "Und doch tun es die wenigsten. Dabei ist es absurd zu meinen, nur weil man sich in einem bestimmten Fachgebiet auskennt, dieses auch gut vermitteln zu können." Anfängern rät Eckert zu bis zu drei Probeläufen.

Die Stimmlage ist wichtig

Und so nennt Eckert als weiteren wesentlichen Aspekt für Erfolg oder Misserfolg eines Beitrages denn auch die Stimmlage. Um bis in die letzte Reihe gut hörbar zu sein, würden Redner oft versuchen laut zu sprechen und übertrieben es damit. Das Problem: "Männer, die zu laut sprechen, sind Kerle, Frauen, die zu laut sprechen, keifen." Unfair? "Ja, schon", stimmt Eckert zu, "Doch so wird es leider vom Publikum aufgenommen." Das bestätigt auch Stimmtrainerin Ingrid Amon. Schon die ganz natürliche Aufregung vor Publikum sprechen zu müssen, schraubt bei Frauen die Stimme nach oben - und das macht das Zuhören anstrengend. "Im Endeffekt verlieren Sie Ihre Zuhörer", weiß Amon.

Trotzdem werde der Stimme viel zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt, bedauert sie. "Dagegen wird viel Mühe auf das Äußere verwendet und das ist auch in Ordnung", sagt Amon. Immerhin entstehe innerhalb von nur zwei bis drei Sekunden der visuelle Eindruck und die Entscheidung über Sympathie oder Antipathie. Das akustische Urteil brauche etwas länger, "doch wenn der visuelle und akustische Eindruck nicht übereinstimmen, dann bilden wir uns unser Urteil auf Grund des Hörerlebnisses. Egal wie positiv das Auge reagiert, das Ohr ist stärker", erklärt Amon. "Stimme ist ein Schlüsselreiz. Sie sollte keinesfalls unterschätzt werden."