"Wie ein Oktopus"

Um kaum ein Berufsbild ranken so viele Legenden wie um das der Chefsekretärin: Nach landläufiger Meinung ist sie stets adrett gekleidet und frisch frisiert.

Um kaum ein Berufsbild ranken so viele Legenden wie um das der Chefsekretärin: Nach landläufiger Meinung ist sie stets adrett gekleidet und frisch frisiert. Den Tag verbringt sie damit, die Ablage zu machen, Briefe zu tippen und Kaffee zu kochen. Nehmen lästige Anrufe und Anfragen überhand, dann verwandelt sie sich flugs in den berühmt-berüchtigten Vorzimmerdrachen, der niemanden durchstellt oder vorbei lässt. Eine gute Sekretärin sei unersetzlich, wird behauptet - zumindest unersetzlicher als ihr Chef.

Auf Tanja Bögner, die gerade ein Buch mit dem Titel "Traumjob Sekretärin" veröffentlicht hat, treffen auf den ersten Blick einige der Klischees durchaus zu. Sie kocht Kaffee, wenn Besprechungen anstehen, ist eine gepflegte Erscheinung und einem einzelnen Chef zugeordnet.

Assistentin statt Sekretärin

Doch schon die Berufsbezeichnung stimmt nicht mehr. "Assistentin des Vorstands" steht auf Bögners Visitenkarten. "Wie schnell man tippen kann, interessiert heute niemanden mehr", sagt sie. "Das Aufgabenspektrum ist vielfältiger geworden. Man leitet die verschiedensten Projekte und braucht Kenntnisse in Marketing und Betriebswirtschaft. Im Grunde geht es darum, das Sekretariat und den Chef zu managen." Sekretärinnen wie sie, die Top-Managern und Vorständen zugeteilt sind, erstellen Geschäftsberichte und überwachen Budgets. Kolleginnen von ihr nennen sich auch "executive assistant", "office managerin" oder "senior administrative assistant." Im Lauf ihrer Karriere, hat die 37-Jährige schon für den Pharma-Multi Schering Verkaufsmeetings organisiert und dreisprachige Aufsichtsratsitzungen für Bombardier Transportation vorbereitet. Seit drei Jahren arbeitet Bögner beim BVV Versicherungsverein des Bankgewerbes und kann von ihrem Büro aus auf den Kudamm sehen. "Ich mache genau das, was ich immer machen wollte", sagt die Vorstandsassistentin. "Ich finde den Beruf unheimlich vielfältig und spannend. Man kann zwischen verschiedenen Branchen wechseln, ist immer am Puls der Zeit und hat tagtäglich mit Menschen zu tun." 2006 hat Bögner einen Wettbewerb der Firma Leitz gewonnen und wurde zu Deutschlands bester Sekretärin gekürt. Zuvor hatte sie sich gegen 1200 Mitstreiter durchgesetzt. Zehn gestandene Chefsekretärinnen traten in Hamburg zur Endrunde an und ließen Wissenstests zu Kultur, Politik, Wirtschaft und Businessknigge über sich ergehen. In einer praktischen Übung ging es darum, einen Vertreter abzuwimmeln. Doch diese Formulierung mag Bögner nicht, sie nennt es, "jemandem auf nette und diplomatische Weise zu verstehen geben, dass man kein Interesse an seinen Angeboten hat."

Bei Bögners Job geht es außer um Diplomatie vor allem um eins: Um perfekte Organisation. "Hinter einem organisierten Chef steht immer eine noch organisiertere Sekretärin" steht bereits im Klappentext des Buches. Der Tag beginnt üblicherweise mit einer Morgenbesprechung zwischen ihr und dem Chef. "Kommunikation ist sehr wichtig. Ansonsten arbeitet man aneinander vorbei." Anschließend macht sie sich einen Tagesplan und eine Prioritätenliste. Für die anstehenden wichtigen Aufgaben setzt sie 60 Prozent des Tages an, die restlichen 40 Prozent sind Zeitpuffer und reserviert für Anrufe und unvorhergesehene Aufgaben. Ruft etwa der Aufsichtsratsvorsitzende an und fordert aufwendige Präsentationen, dann verschwinden die Zeitpuffer im Nu und der Tagesplan und die Prioritätenliste werden flugs umgeschrieben.

Organisation ist alles

Das Vorzimmer, in dem Bögner sitzt, wirkt erwartungsgemäß sehr organisiert. Dutzende von Aktenordnern sind diskret in großen Wandschränken verborgen. Neben der Telefonanlage liegt ein Headset, das sie trägt, wenn sie viel telefonieren muss. Es wäre zu kompliziert und würde zu lange dauern, wenn sie jedes Mal zwischen dem Bildschirm, auf dem sie ihre Adressen abgespeichert hat, und ihrem Telefon wechseln müsste. Zwischen Computer und Telefonanlage klafft eine Lücke von etwa einem Meter. In Stoßzeiten ist das genau ein Meter zu viel.

Hektisch wird es mit schöner Regelmäßigkeit zu den Jahresabschlüssen. Dann hätte Tanja Bögner am liebsten acht Arme. "Wie ein Oktopus!", lacht sie. Es ist einer ihrer Lieblingsvergleiche. Mit einem Arm würde sie einen Telefonhörer halten, mit zwei Armen würde sie tippen und die restlichen Arme einsetzen, um Unterlagen herauszusuchen und zu sortieren. "Man muss in dem Beruf unbedingt multitaskingfähig sein", meint sie. Eine Fähigkeit, die man vor allem dem weiblichen nachsagt.