Berlin

„Die Erfahrung des flexiblen Arbeitens wird bleiben“

IT-Staatssekretärin Sabine Smentek über die technologischen Mängel und die Zukunft der Berliner Verwaltung.

Staatssekretärin Sabine Smentek will Laptops zum Standardarbeitsgerät in der Berliner Verwaltung machen. Außerdem sollen immer mehr Dienstleistungen der Behörden digital möglich werden.

Staatssekretärin Sabine Smentek will Laptops zum Standardarbeitsgerät in der Berliner Verwaltung machen. Außerdem sollen immer mehr Dienstleistungen der Behörden digital möglich werden.

Foto: Maurizio Gambarini / FUNKE FotoServices

Berlin . Im Büro von Sabine Smentek stehen diverse Bildschirme für Videokonferenzen, sie hat ein Tablet und schnelles Internet. Für die IT-Staatssekretärin in der Innenverwaltung ist diese Ausstattung selbstverständlich, woanders in Berlins Behörden jedoch nicht.

Wie viele Video- und Telefonkonferenzen machen Sie denn so an einem Tag?

Sabine Smentek Uiii, das ist ganz unterschiedlich. Manchmal morgens drei am Telefon, dann zwei weitere nachmittags, dazwischen eine per Video. Das ist oft anstrengender als eine Sitzung. Man muss sich stärker konzentrieren, weil man die anderen ja nicht sieht. Aber Telefon- und Videokonferenzen laufen effizienter ab. Man versucht, die Botschaften kürzer rüberzubringen.

Sie sind als IT-Staatssekretärin gut ausgestattet. Aber hat die Krise nicht quer durch die Verwaltung die Schwächen offengelegt, was moderne Ausstattung und Digitalisierung angeht?

Wir haben 20 Jahre lang nicht vernünftig in die Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) investiert und sind nun in der Aufholjagd. Corona hat aber markiert, dass wir noch nicht fertig sind. Das zeigt sich unter anderem in Kabelkanälen in Verwaltungsgebäuden, die altersbedingt nicht die nötige Bandbreite zulassen. Und wir hatten vor Corona nicht den Bedarf, dass ein Großteil der Beschäftigten des Landes mobil arbeiten muss. Das hat sich jetzt zum Teil geändert. Wir haben reagiert, hatten aber – wie alle – Probleme mit der Beschaffung auf dem Weltmarkt. Als wir Laptops bestellt haben, wurden die Teile gerade in Asien aufgrund von Corona nicht produziert. Mittlerweile wir haben dann doch ca. 2500 Stück bekommen.

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Bleibt das denn so mit der ganzen Technik, verändert sich die Arbeitswelt auch in der Verwaltung?

Grundsätzlich möchte ich sagen, dass die Arbeitsfähigkeit der Berliner Verwaltung nicht überall an eine möglichst große Homeoffice-Quote gebunden ist. Es gibt Bereiche, wie Polizei, Feuerwehr und Bürgerämter, die können schlichtweg nicht von zu Hause aus arbeiten. Wir IT-Leute waren jedoch schon immer der Meinung, dass man dort, wo es möglich und sinnvoll ist, auch vermehrt aus dem Homeoffice arbeiten kann und sollte. Meine Projektmanager in der IKT-Steuerung haben immer schon eine mobile Ausrüstung gehabt. Ich glaube, die Erfahrung des flexibleren Arbeitens mit mobilen Endgeräten wird bleiben. Deshalb haben wir als eine der Lehren aus Corona beschlossen, dass das mobile Endgerät die Standardausstattung in den Behörden werden soll.

Das heißt, jeder Büro-Mitarbeiter soll ein Laptop bekommen?

Das wird Standard sein. Wir wollen im Zuge der Erneuerung der Rechner überall Laptops einführen. Aber mobiles Arbeiten ist teurer. Wir zahlen ca. 2000 Euro für Hardware inklusive Software, Netzzugang, Backups und Support durch unser IT-Dienstleistungszentrum. Das sind etwa 400 Euro mehr als für einen stationären Rechner. Trotzdem rechnet sich das über einen längeren Zeitraum. Wir werden aber über die nächsten drei, vier Jahre bis zu 80.000 Laptops bestellen. Über eine Dockingstation können die Beschäftigten dann im Büro arbeiten, über einen VPN-Tunnel [Virtual Private Network, also der externe Zugang zu dem Netzwerk einer Firma oder einer Organisation; Anm. der Red.] von außerhalb.

Wie viele VPN-Tunnel haben Sie denn für das Land Berlin?

Wir haben unterschiedliche mobile Zugänge in unser Landesnetz. Aber wir haben die Möglichkeit, dass sich bis zu 12.500 Leute parallel mobil einwählen. Wir haben zunächst die mobilen Zugänge auf Zeit erweitert und werten jetzt den Bedarf aus. Ich habe aber noch an keinem Tag die Meldung bekommen, dass es einen echten Engpass gab und jemand nicht ins Netz kam.

Wieviel Prozent der Berliner Verwaltung war denn nach dem Lockdown noch arbeitsfähig?

Um in den ersten Wochen den größtmöglichen Infektionsschutz zu gewährleisten, sollten nur rund 20 Prozent der Menschen anwesend sein. Der Rest hat unter anderem mobile Endgeräte genutzt, es sind aber auch Akten hin- und hertransportiert worden. Man kann im Homeoffice auch unter bestimmten Bedingungen am privaten Rechner arbeiten oder offline. Man kann auch denken, schreiben, lesen oder telefonieren von zu Hause aus.

Wie kommt es dann, dass so viele Leute gerade aus der Wirtschaft klagen, sie hätten keinen Kontakt mehr zu manchen Ämtern haben können?

Natürlich erreicht man viele Mitarbeiter nicht direkt, wenn sie nicht im Büro sind. Die Bürgerämter konnten natürlich auch weniger Termine vergeben. Aber ein Notbetrieb war immer gewährleistet, in jeder Verwaltung.

Aber es gibt sogar die politische Debatte, ob man die Bauordnung verändern muss, weil die Fristen für die Baugenehmigungen nicht eingehalten werden können. Also ganz so einfach ist es ja nicht.

Da haben wir einen Zielkonflikt zwischen Infektionsschutz und Arbeitsfähigkeit. Wenn Menschen nicht mehr zusammenkommen können, gehen manche Dinge etwas langsamer.

Wo sehen Sie denn noch grundsätzlich Schwachstellen in der technischen Ausstattung. Gerade für Bauämter ist es ja schwierig, riesige Pläne zu digitalisieren oder große Datenmengen übers heimische Wlan zu versenden.

Ich bedauere es sehr, dass wir die elek-tronische Akte noch nicht flächendeckend eingeführt haben. Sie wird zum Teil aber schon genutzt. In der Innenverwaltung, der Wirtschaftsverwaltung, bei Finanzen, im Landeseinwanderungsamt, aber bei den anderen eben noch nicht. Wenn wir das schon hätten, wäre Vieles einfacher.

Aber die Akte sollte ja auch schon weiter sein…

Auch nach der Ursprungsplanung wären wir jetzt noch nicht flächendeckend durch. Die Verzögerung hat nichts mit Corona zu tun. Die Vergabekammer hat wegen der Eingabe eines unterlegenen Bieters die Vergabe gestoppt. Wir müssen einen Teil der Ausschreibung wiederholen. Das kostet Zeit.

Wieviel Zeit?

Das Gesetz fordert die flächendeckende Einführung bis zum 1.1.2023. Wir haben jetzt schon eine Verzögerung von ca. einem Jahr. Dabei wird es nicht bleiben, wenn nach der erneuten Auftragsvergabe wieder ein unterlegener Bieter klagt. Möglicherweise wird es der 1.1.2025.

Was machen Sie falsch bei den Ausschreibungen?

Vergaberecht ist überaus komplex. Kritisiert wurde, dass unsere Vergabestelle in einem Dokument den Entscheidern noch einmal Auslegungshilfen zu den Bewertungskriterien für die Angebote an die Hand gegeben hat. Dieses ergänzende Dokument hatten wir den Bietern nicht offengelegt, die Kriterien aber schon. Die Vergabekammer war der Ansicht, das verstoße gegen das Transparenzgebot.

Ein ganz wichtiges Thema für die Digitalisierung sind die Schulen. Die Technik funktioniert ja nun mehr oder weniger. Aber viele Lehrkräfte tun sich schwer. Manche sagen, es ist ihnen viel zu anstrengend. Wie bewerten Sie dieses Verhalten?

Hinter der Technik verbergen sich ja immer ganz viele organisatorische Veränderungen. Wenn ein Lehrer es gewöhnt ist, vor einer Klasse zu stehen, ist das eine vollkommen andere Art zu arbeiten als in einer Videokonferenz. Natürlich müssen sich alle der Technik stellen. Aber wenn ich eine neue Methodik anwenden soll, muss man mir auch die Chance geben zu lernen, wie man damit umgeht. Lehrer, die E-Mails verweigern, gehören aber sicher bald der Vergangenheit an.

Ist der Datenschutz eine Hürde für die neue Entwicklung?

Der ist eine Rahmenbedingung. Wir arbeiten als Verwaltung mit sensiblen personenbezogenen Daten. Da ist Datenschutz essenziell. In der Umsetzung ist das nicht immer ganz einfach, weil Datensicherheit manchmal die Funktionalität einschränkt. Bestimmte vermeintlich bequeme Sachen aus dem Internet kann man nicht nutzen. Für Videokonferenzen haben wir uns für ein System entschieden, dessen Sicherheit vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert ist.

Muss der Senat mehr investieren für IKT?

Man kann immer mehr machen. Wir haben 150 Millionen Euro für die IKT im vergangenen Jahr ausgegeben, sogar noch einen Nachschlag bekommen aus dem Investitionsfonds SIWANA. Im Rahmen des Nachtragshaushalts haben wir nun weitere 18 Millionen Euro coronabedingte Ausgaben angemeldet – zusätzlich zu den 200 Millionen im diesjährigen Haushalt. Wichtig ist, dass wir diese Summen auch sinnvoll ausgeben können.

Könnte das Thema Technik und Digitalisierung in ein paar Jahren abgeräumt sein?

In zwei, drei Jahren werden wir ein paar Kinderkrankheiten geheilt haben. Die Bürgerinnen und Bürger werden noch mehr digital von zu Hause aus erledigen können. Während der Coronakrise haben wir in Windeseile die Online-Beantragung für Entschädigungsleistungen wegen fehlender Kinderbetreuung realisiert – das ist ab 4. Juni online. Das werden wir für viele wesentliche Verwaltungsvorgänge schaffen. Schon jetzt gibt es über 100 Dienstleistungen, die man im Internet in unserem Service-Portal findet, sich zumindest einen Antrag herunterladen oder auch direkt digital stellen kann. 25 Prozent aller Gewerbe-An- und Ummeldungen geschehen seit Jahren online. Wir sind bei der digitalen Verwaltung nicht so schlecht, wie oftmals behauptet wird.

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