Den Abiball zu planen war keine leichte Aufgabe“, erinnert sich noch Niklas Obst (22), der 2016 sein Abitur am Max-Planck Gymnasium in Kiel gemacht hat. „Im Nachhinein muss ich sagen, dass wir schon ein wenig blauäugig bei der Planung waren“, erzählt der Mitorganisator des Abschlussballs weiter.
In den meisten Fällen übernehmen die jungen Abiturienten, welche noch minderjährig oder gerade volljährig geworden sind, die Organisation ihres Abschlussballs. Die Planung reicht weit über das Aussuchen der Location und des Caterings hinaus, denn auch die Kostenkalkulation spielt eine wesentliche Rolle, damit am Ende keine Schulden entstehen. Eine enorme Verantwortung wird den unerfahrenen Abiturienten somit auferlegt.
Die Berliner Morgenpost hat mit Experten über die Kostenplanung von Abibällen gesprochen und das Wichtigste, das man dabei beachten muss um am Ende nicht für mögliche Schulden aufkommen zu müssen, für Sie zusammengefasst.
Abiball organisieren – die wichtigsten Tipps
1. Erfahrungswerte einholen „Abiturienten sollten unbedingt die Erfahrung ihrer Vorgänger nutzen“, meint Florian Beutenmüller, Geschäftsführer der mecodia GmbH, die Schülern Tipps rund um das Abitur liefern. Hier gebe es konkrete Erfahrungswerte zu den Kosten und Tipps, um nicht in irgendeine Falle zu tappen. Niklas Obst, Ex-Abiturient, erzählt, dass er sich damals zusätzlich mit anderen Schulen bei der Planung ausgetauscht habe – auch um sich nicht gegenseitig in die Quere zu kommen.
2. Haftpflichtversicherung abschließen „Wir haben damals eine Veranstalterhaftpflicht abgeschlossen, damit niemand am Ende auf den Kosten für mögliche Schäden sitzen bleibt“, so Niklas Obst. Das Versicherungspaket beinhaltet unter anderem den Schadensersatz bei Unfällen und Sachbeschädigungen sowie im Falle eines Ausfalls der Veranstaltung. Die Kosten dafür belaufen sich auf rund 400 Euro. „Es ist wichtig, dass keiner allein die Verantwortung für die Kosten trägt, sondern die Stufe als Gesamtes“, rät Florian Beuthenmüller zusätzlich. Auch die Ex-Abiturienten der Max-Planck Schule haben damals keinen Vertrag von einem einzelnen Schüler unterschreiben lassen.
3. Vernünftig planen „Vernünftig Planen sichert ab. Oft wird sich zu spät Gedanken über das Budget gemacht“, rät Regina Kreutner, Geschäftsführerin von abigrafen.de. Sie rät, am besten schon drei Jahre vorher mit der Planung des Abiballs zu beginnen. Dazu gehöre, zuerst die Anzahl der Gäste abzufragen, bevor man die Location aussucht. Niklas Obst rät zur Finanzierung des Balls vorher Einnahmen über Abipartys, Kuchenverkauf, Sponsoren und Spenden zu erzielen, damit die Eintrittskarten am Ende nicht allzu teuer werden.
4. Richtig kalkulieren „Am teuersten war mit Abstand das Catering“, erinnert sich Niklas Obst. Zu den weiteren Kosten zählen die Location, Dekoration, GEMA-Gebühren, Schankerlaubnis und Vergnügungssteuer sowie der Druck der Eintrittskarten. Dazu kommen die Kosten für Band sowie Licht- und Tontechnik. „Ein hoher Kostenfaktor sind externe Dienstleister“, sagt Kreutner. Sie empfiehlt, möglichst eigene Leute für kleine Aufgaben, wie den Aufbau sowie die Garderobe oder Bar zu beschäftigen. Niklas Obst rät außerdem, einen Puffer von 700 Euro mit einzuplanen. Außerdem habe er damals immer nur Festpreise ausgemacht, um besser kalkulieren zu können.
5. Nicht übertreiben „Der Trend geht in Richtung immer schöner, pompöser und teurer“, meint Regina Kreutner. „Es können gerade in Städten mit teureren Veranstaltungshallen sehr schnell mittlere fünfstellige Beträge für einen Abiball entstehen“, so Florian Beutenmüller. Auch Niklas Obst ist der Meinung, dass man nicht übertreiben sollte. Am Ende komme es nicht darauf an, dass alles perfekt sein muss.
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