Um wirklich etwas als Team zu erreichen, in Workshops neue Ideen zu entwickeln, Konzepte und Strategien, gibt es für Monika Schubach nur ein Mittel: Raus aus dem Unternehmen. "Bei Workshops, die außerhalb der Firma stattfinden, besteht keine Gefahr, dass die Mitarbeiter in den Pausen, vor oder nach dem Workshop sich mit ihrer alltäglichen Arbeit beschäftigen", sagt die EDV-Trainerin aus Kaufbeuren im Allgäu. Teilnehmer seien von ihrem normalen Alltag abgekoppelt und können sich so auf ihre Mitarbeit im Workshop und das gemeinsame Arbeiten mit den anderen Teilnehmern konzentrieren. Schon die Umgebung führt zu einem Perspektivwechsel.
Populär, doch wenig effektiv
Um Management-Vorgaben umzusetzen, werden in den Teams großer Unternehmen immer wieder Workshops durchgeführt. Doch häufig bleibt die Kommunikation mit den Mitarbeitern eine Einbahnstraße. Die Beteiligung beschränkt sich auf ein Mindestmaß. Zwar sind Workshops unter Personalern äußerst populär. Doch unter Mitarbeitern genießen sie oft einen schlechten Ruf. "Praktische Erfahrungen zeigen, dass in Gesprächsrunden und Workshops häufig wertvolle Arbeitszeit durch unsystematische Gesprächsführung gebunden wird", heißt es im Organisationshandbuch der Bundesverwaltung. Zwischenmenschliche Konflikte würden ausgetragen, Diskussionsinhalte abschweifen. Ergebnisse würden vertagt. Eine Analyse, die in vielen Fällen die Lebenswirklichkeit widerspiegelt.
Führungskräfte spielen dabei eine nicht unbedeutende Rolle. Einer der häufigsten Fehler: Nicht überall wo Workshop draufsteht, ist auch wirklich einer gemeint. "Sinnvoll ist ein Workshop dann nicht, wenn nur Informationen weitergegeben werden sollen", sagt Schubach. "Ein Workshop zeichnet sich ja dadurch aus, dass die Teilnehmer aktiv mitarbeiten." Fatal ist es, mit den Mitarbeitern lediglich die Ergebnisse der letzten Vorstandssitzung nachzubereiten. Hierfür reicht auch ein kurzes Meeting aus. Mitarbeiter, denen Beteiligungs- und Gestaltungsmöglichkeiten lediglich suggeriert werden, sind später auch bei ernsthaften Bemühungen, als Team Ideen und Projekte zu entwickeln, nur schwer wieder mit ins Boot zu holen.
Monika Schubach hat zusammen mit der Trainerin und Beraterin Susanne Beermann-Hagel in dem Buch "Workshops – vorbereiten, durchführen, nachbereiten" Erfahrungen aus der Praxis zusammengefasst. Grob lassen sich aus ihrer Sicht vier verschiedene Workshop-Gruppen definieren: Für die Entwicklung eines neuen Produkts, für das Erarbeiten eines Konzepts oder einer Strategie, für die Lösung eines Problems oder zur Verbesserung der Zusammenarbeit (Teambuilding).
Den Alltag draußen halten
Natürlich ist es nicht immer möglich, ein Hotel anzumieten oder raus aufs Land zu fahren, um Abstand zu gewinnen. Für Workshops in der Firma empfehlen die Autorinnen, den Alltag draußen zu halten. Niemand dürfe "mal schnell" in seine Abteilung huschen, um nach dem Rechten zu sehen. Handys sollten generell ausgeschaltet sein.
Ohne gute Vorbereitung und klare Ziele droht der Workshop in Belanglosigkeit abzugleiten. Thema, Ziel, Aufgaben und erwartete Ergebnisse müssen klar definiert sein. Der Workshop sollte einer klaren Dramaturgie folgen, die durch bestimmte Fragestellungen festgelegt worden ist. Die Einstiegsthese und alle Folgefragen sollen die Gruppe zum gewünschten Ergebnis führen. Gleichzeitig muss der Moderator aber genügend Raum bieten, um Anmerkungen aus der Gruppe und Ideen aufzugreifen mit an ihnen weiterzuarbeiten.
Hilfe von einem externen Moderator
Teamworkshops finden vor allem mit den Menschen statt, die man sowieso den ganzen Tag über sieht: Mit den Kollegen und dem Chef, etwa dem Abteilungsleiter. Insbesondere der Chef steht während des Workshops zwischen den Stühlen. Was ist etwa, wenn er selbst für das schlechte Klima verantwortlich ist, das in der Abteilung herrscht und zu dem während des Workshops eine Lösung gefunden werden soll? Ohne einen externen Moderator ist eine solche Situation kaum zu lösen, findet Susanne Beermann-Hagel: "Moderiert er selbst, kann es bei den Teilnehmern zu Kompetenzgerangel, Machtspielchen und Platzhirschgebaren kommen. Das hemmt den ergebnisorientierten Verlauf des Workshops." Doch auch die Vorteile liegen auf der Hand: Schließlich können mit dem Chef ohne Verzögerung Entscheidungen getroffen werden, da er sie höchstpersönlich in die Wege leiten und absegnen kann.
Gerade diese Ergebnisse werden schließlich von den Mitarbeitern erwartet. Wer eigene Ideen einbringt, wünscht sich natürlich auch deren Umsetzung. Auch dafür sollte es ein Konzept geben. Wie werden die Ergebnisse in den Arbeitsalltag integriert? Wird die Umsetzung weiter nachverfolgt? Nur unter diesen Umständen werden Workshops als mehr betrachtet, als nur eine lästige Unterbrechung von der Arbeit. Im besten Fall sind sie der Beginn eines Prozesses, an dessen Ende der Erfolg des ganzen Teams steht.
Stehen statt sitzen
Übrigens: Auch bei Meetings sollte man es sich einer Studie der Ludwig-Maximilians-Universität in München zufolge nicht zu gemütlich machen: Gruppen, die ihre Meetings im Stehen abhalten, entwickeln deutlich mehr konkrete Ansätze für Problemlösungen, als Gruppen, die sitzend die Besprechung abhalten. Bei der Studie sollten sich Studenten Gedanken über die wichtigsten Gestaltungsmerkmale einer Powerpoint Präsentation machen. Die stehende Gruppe kam dabei auf sehr viel mehr Ideen und erzielte bessere Ergebnisse.
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