06.02.13

Outlook

So rufen Sie peinliche E-Mails wieder zurück

Das passiert jedem: Zu schnell geklickt und schon geht die E-Mail an den falschen Empfänger. Das kann peinlich sein, aber es gibt Tricks.

Das dürfte vielen schon einmal passiert sein: Die schnell getippte E-Mail geht nicht an den besten Freund, sondern an den Chef – denn beide haben zufällig den gleichen Vornamen.

Oder eine süffisante Bemerkung zu einer E-Mail mit Arbeitsanweisungen vom Vorgesetzten landet nicht nur beim Kollegen am Nachbartisch – sondern durch einen falschen Klick auf "Allen antworten" im ganzen Büro. In so einem Moment hilft einem nur, im Boden zu versinken – oder?

Bei einem solchen E-Mail-Desaster kann man zunächst einmal versuchen, den elektronischen Brief zurückzuholen. Einige E-Mail-Programme bieten diese Möglichkeit. Doch zu viel Hoffnung sollten Tollpatsche sich nicht machen.

Voraussetzungen für das Zurückrufen

Für die Vertuschung des Fauxpas' müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein. Der Empfänger muss erstens auf dem gleichen Server E-Mails empfangen wie der Absender. Das ist zwar innerhalb von Unternehmen oft üblich – doch sobald eine E-Mail an einen Kunden geht, sieht der Absender alt aus. Zweitens darf der Adressat seine Nachricht noch nicht gelesen haben.

Schnelles Handeln ist also gefragt. In Outlook funktioniert das Zurückrufen einer Nachricht im Ordner "Gesendete Elemente". Über den Button "Aktionen" und "Diese Nachricht zurückrufen" kann die falsch adressierte E-Mail beim Empfänger gelöscht werden oder durch eine angemessene E-Mail ersetzt werden.

Was man tun sollte, wenn es nicht klappt

Oft ist eine rettende Rückruf-Aktion aber nicht möglich. Eine zweite E-Mail zur Ehrenrettung hinterherzuschicken, ist aber wenig sinnvoll. "Wenn das Kind erst einmal in den Brunnen gefallen ist, macht eine Entschuldigungs-E-Mail die Angelegenheit erst richtig lächerlich", sagt Kommunikationsberater Ralf Tjarks. Besser sei es, mit dem Adressaten der E-Mail das persönliche Gespräch zu suchen.

Manchmal ist eine Rückhol-Aktion auch einfach zu spät: So geschehen im Unternehmen Daimler im Oktober 2012. Eine Mitarbeiterin in den USA hatte die aktuellen Quartalszahlen vorbereitet, die in der folgenden Nacht an die Nachrichtenagenturen gehen sollten – außerhalb der Börsenzeiten, denn Quartalszahlen können mitunter empfindlichen Einfluss auf die Börsenwerte eines Unternehmens haben.

Doch statt die Nachricht nur zu speichern, klickte die Angestellte auf "Senden". Da half auch der Rückruf der Nachricht nichts mehr. Die Agenturen veröffentlichten die Zahlen noch am selben Abend und zwangen damit den Konzern, diese gleich darauf offiziell zu bestätigen.

Immer erst den Text schreiben

Missgeschicke wie diese sind ärgerlich – im schlimmsten Fall können sie sogar zur Kündigung führen. Um das zu vermeiden, sollte der Verfasser immer erst den Text schreiben und dann den Empfänger auswählen, empfiehlt Ralf Tjarks.

Wer ganz vorsichtig ist, schreibt eine wichtige E-Mail lieber gleich in einem Word-Dokument vor und fügt sie erst kurz vor dem Versenden in das Nachrichtenfenster ein. "Und auf Nummer sicher gehen Arbeitnehmer, wenn sie private E-Mails aus ihrem Büro-Account völlig verbannen", so Tjarks. Hierfür sollte man sich immer eine separate E-Mail-Adresse anlegen.

E-Mail-Fettnäpfchen lauern aber nicht nur in dem Moment, in dem der Senden-Button geklickt wird. Auch die Form lässt oft zu wünschen übrig. "Lieber Meyer" schreibt der eine, und vergisst in der Eile die Anrede "Herr".

Der nächste benutzt statt Wörtern lieber gleich Smileys. Solche Flüchtigkeitsfehler und Spielereien sind in geschäftlichen E-Mails jedoch nicht akzeptabel. Denn schnell liegt die Vermutung nahe: Wer solche E-Mails schreibt, wird auch sonst schlampig und wenig professionell arbeiten.

Kein Unterschied zum klassischen BriefArbeitnehmer sollten beim Schreiben einer geschäftlichen E-Mail keinen Unterschied zum klassischen Brief auf Papier machen: Anreden wie "Sehr geehrte/r" und Verabschiedungen wie "Mit freundlichen Grüßen" sind Pflicht, so Kommunikationscoach Martina Dressel. Abkürzungen sind jedoch in Ordnung. Bei der Verkürzung "Mfg" sei ein Missverständnis schließlich auszuschließen, sagt Prof. Dr. Jannis Androutsopoulos, Medienlinguist an der Universität Hamburg.

Auf Emoticons sollten Mitarbeiter jedoch verzichten. In geschäftlichen E-Mails hätten sie nichts zu suchen, sagt Ralf Tjarks. Der Absender müsse immer damit rechnen, dass der Empfänger die Signale nicht eindeutig entschlüsseln könne. Das kann schnell zu Missverständnissen führen. Und diese können ebenso peinlich sein wie eine E-Mail, die versehentlich den falschen Adressaten erwischt.