Gut vorbereitet auf den Chefposten

Noch ist es nur ein Rollenspiel: Matthias Seide (33) spielt den Chef, der eine Mitarbeiterin mit Alkoholproblemen zum Gespräch bittet. Kunden haben sich bereits über sie beschwert. "Das kann arbeitsrechtliche Konsequenzen für Sie haben, wenn sich Ihr Verhalten nicht ändert", sagt Seide mit ruhiger Stimme. Aber er bietet der Mitarbeiterin auch Unterstützung an. "Ich helfe Ihnen gerne, wenn Sie Ihr Problem lösen möchten."

Die Rolle der Mitarbeiterin übernimmt Antje Koch. Sie leitet das Seminar "Zum ersten Mal Chef" vom Berliner Büro für Berufsstrategie (Hesse/Schrader). In der Übung geht es darum, wie man als Chef ein Feedback gibt. "Das Feedback besteht aus drei Schritten", so Koch. Zuerst soll ein Vorgesetzter den Sachverhalt beschreiben. Im zweiten Schritt soll er sagen, welche Reaktionen und Gefühle die aktuelle Situation in ihm auslöst. Im dritten Teil des Feedbacks führt er dem Mitarbeiter die Konsequenzen vor Augen. "Sie stellen während des Feedbacks keine Fragen", sagt Koch. "Sie sind eine Führungskraft – und müssen klare Ansagen machen." Koch hat für die sechs Seminarteilnehmer unterschiedliche Fälle vorbereitet: Eine Chefin muss den faulen Kollegen dazu anhalten, mehr zu arbeiten. Ein anderer Chef muss seine Mitarbeiterin ermahnen, in Zukunft seriös gekleidet zu Geschäftsterminen zu gehen.

Wichtig ist, dass ein Vorgesetzter seine Mitarbeiter nicht verletzt oder angreift. Deswegen lernen die Seminarteilnehmer, Kritik in Form von Ich-Botschaften zu formulieren. "Ich-Botschaften werden weniger als Schuldzuweisung empfunden", sagt Koch. Als Chef sagt man also besser nicht: "Sie sind schlecht angezogen." Sondern: "Ich finde Flip-Flops im Büro nicht angemessenen."

Gelungene Kommunikation steht im Mittelpunkt des Seminars. Koch trainiert mit den Teilnehmern sowohl Körpersprache als auch aktives Zuhören. Sie macht deutlich, dass eindeutige Botschaften wichtig sind. Sonst sind Missverständnisse am Arbeitsplatz vorprogrammiert – und die Motivation der Mitarbeiter sinkt. Kochs Tipp für angehende Führungskräfte ist: "Sie sollten von Anfang an offen und gesprächsbereit sein."

Matthias Seide will sich gut auf Mitarbeitergespräche vorbereiten. Denn er übernimmt zum ersten Mal eine Führungsposition – als Leiter eines Servicecenters im Bereich Facility Management. "Ich bin ab jetzt für knapp 30 Mitarbeiter verantwortlich", sagt Seide. Er findet es gut, Gespräche anhand von Fallbeispielen zu trainieren. Seide war einige Jahre als Referent eines Bereichsleiters tätig. In dieser Zeit hat er pro Jahr etwa vier Projekte bearbeitet. Als Chef ist Seide nun für viele Aufgaben gleichzeitig verantwortlich: "Deswegen muss ich schneller reagieren", sagt er. Seides Situation spiegelt die typischen Anforderungen an Führungskräfte von heute: Sie müssen planen, kontrollieren, entscheiden und Verantwortung an Mitarbeiter delegieren.

"Früher wurden oft die Mitarbeiter mit der besten fachlichen Qualifikation Chef", sagt Antje Koch. Aufgrund der größeren Komplexität und Spezialisierung des Fachwissens ist das heute gar nicht mehr möglich. Deswegen zählen andere Kriterien: "Ausgeprägte Sozialkompetenz ist ein zentraler Erfolgsfaktor für eine wirksame Führungstätigkeit", sagt Koch.

Ein guter Chef soll vor allem die Ressourcen seiner Mitarbeiter freisetzen. Das ist auch Matthias Seide wichtig: "Ich möchte meine Mitarbeiter motivieren und ihnen helfen, sich weiter zu entwickeln." Zum einen will er vermitteln, dass er ihre Arbeit wertschätzt. Zum anderen lernt er im Seminar auch, wie er den individuellen Reifegrad von Mitarbeitern erkennt. "Wenn ich weiß, was ich welchem Mitarbeiter zutrauen kann, kann ich viel besser delegieren."

Jeder Vorgesetzte müsse seinen eigenen Führungsstil entwickeln, sagt Koch. Diese Rolle zu finden, ist aber gar nicht so leicht, weiß Yvonne Gregorowius. Die 36-Jährige möchte die Rolle der Vorgesetzten optimal ausfüllen. Deswegen nimmt sie sowohl an einer unternehmensinternen Fortbildung als auch am Seminar des Büros für Berufsstrategie teil. "Chefin zu sein ist harte Arbeit", sagt sie.

Das Seminar "Zum ersten Mal Chef" findet das nächste Mal am 18./19. November in Berlin statt. Die Kosten betragen 395 Euro. Veranstalter ist das Büro für Berufsstrategie Hesse/Schrader .